enero 30, 2023

10 consejos para autónomos para evitar facturas impagadas y pagos atrasados

Los pagos perdidos o atrasados ​​son una de las cosas más desmotivadoras que le pueden pasar a un freelancer. Lamentablemente, algunos freelancers experimentan horas de trabajo en un proyecto y no reciben compensación después.


Esta experiencia se vuelve aún más frustrante cuando el trabajo independiente es tu única fuente de ingresos. Aplicar los consejos de esta guía lo ayudará a minimizar el riesgo de pagos atrasados ​​o facturas impagas.


1. Comuníquese con los clientes regularmente

hombre en su escritorio teniendo una reunión virtual con una mujer
no se requiere atribución: Unsplash
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La comunicación efectiva es clave para construir relaciones sólidas con los clientes, lo que ayuda a que le paguen. Como dicen, “fuera de la vista, fuera de la mente”. Dado que algunos clientes pueden estar desorganizados o demasiado ocupados, es su trabajo construir un sistema y ser más intencional con sus comunicaciones. Aquí hay algunos consejos para mantener a su cliente actualizado regularmente:

  • Configure reuniones regulares y envíe recordatorios de reuniones a través de una plataforma de automatización de citas como Calendly.
  • Utilice la plataforma de mensajería instantánea favorita de su cliente para enviar seguimientos.
  • Da más de lo que tomas. Puede enviar recursos gratuitos u obsequios en ocasiones especiales para generar confianza con sus clientes.
  • Organice los archivos de los clientes en uno de los servicios de almacenamiento en la nube más seguros, para que sus clientes puedan acceder fácilmente a ellos si tienen alguna pregunta sobre su rendimiento.
  • Manténgalos informados de su progreso mediante un tablero de gestión de proyectos como Trello.

2. Crear un contrato

Foto del contrato de trabajo.

Un contrato de trabajo ayuda a sus clientes a tomar en serio su papel como profesional. Un acuerdo establece expectativas en ambos lados y enfatiza que su relación es profesional. También sirve como una forma de protección para usted y su cliente, para que puedan acordar términos justos en caso de que su cliente no pague a tiempo.

Revise su acuerdo antes de enviarlo. Algunas cosas que puede agregar a su documento:

  • Logros o hitos específicos.
  • ¿Cuándo se le pagará y cuál es el costo exacto?
  • Opciones de pago.
  • Costes adicionales por pagos atrasados.

Si no sabe cómo crear un acuerdo de cliente, puede buscar una plantilla en una plataforma como LegalTemplates. El sitio le permite personalizar y descargar un “Acuerdo de contratista independiente” en formato Word o PDF.

3. Presentar una factura completa

Captura de pantalla de la factura de Bookipi

Puede elegir entre las mejores aplicaciones de facturación gratuitas para autónomos y propietarios de pequeñas empresas. Por ejemplo, una aplicación de facturación gratuita como Bookipi lo ayuda a enviar y rastrear facturas. La aplicación le permite detallar sus cargos y agregar condiciones de pago, entre otras características útiles.

También puede obtener una vista previa de su factura antes de enviarla por correo electrónico o compartirla a través de un enlace. La aplicación también envía recordatorios si su cliente se olvida de pagarle después de un período determinado. Cada vez que envíe una factura, incluya todos los detalles necesarios para ayudarlo a recibir el pago a tiempo:

  • Un desglose de los cargos
  • Términos de pago
  • Opciones de pago
  • Tiempo límite de pago

4. Ofrezca incentivos de prepago

Mano mostrando una etiqueta de venta

Los incentivos pueden incluir descuentos, tarjetas de regalo, ventas exclusivas, actualizaciones gratuitas o cualquier recompensa para los clientes que pagan por adelantado. Elija un incentivo que los motive a enviar los pagos con anticipación. Por ejemplo, puedes ofrecer un 20% de descuento si configuran pagos automáticos con tarjeta de crédito o prepago para todo el año.

5. Imposición de una sanción

cronómetro de mano con tarjeta de crédito y dinero en el fondo

Algunos clientes pueden aprovecharse de usted cuando es demasiado indulgente con los pagos atrasados ​​o las facturas impagas. Dado que piensan que está bien llegar tarde, es posible que prioricen los gastos “más importantes” primero. Para evitar esto, también puede imponer multas por pagos atrasados. Por ejemplo, un retraso de medio mes puede incurrir en una tarifa del dos por ciento.

Si tiene la intención de imponer un cargo por demora, asegúrese de que su cliente lo sepa con anticipación al incluir esta condición en su contrato. Como recordatorio, incluya también los pagos atrasados ​​en su factura. Si su cliente le pagó a tiempo, simplemente puede cancelar el cargo por pago atrasado.

Si bien dar una multa puede motivar a los clientes a pagar a tiempo, sea lo suficientemente sensible cuando los tiempos requieran algo de empatía. Por ejemplo, su negocio puede verse afectado por la recesión o puede tener una emergencia personal. En estos casos, puede renunciar a la tarifa. Su cliente estará agradecido por su consideración y habrá adquirido un cliente fiel.

6. Facilite el pago de los clientes

Persona que tiene un teléfono con una aplicación de pago abierta.

¿Hay razones que dificultan el pago de los clientes, lo que lleva a pagos atrasados? No hay excusa para no tener múltiples opciones de pago cuando tienes opciones digitales disponibles. Puede optar por recibir el pago con tarjeta de débito, tarjeta de crédito o aplicaciones como PayPal y Payoneer.

Consulta esta guía para autónomos sobre métodos de pago alternativos y elige el que mejor se adapte a ti y a tus clientes. Si no puede decidir, también puede preguntar a sus clientes qué canales de pago prefieren.

7. Proteja su producción

Macbook pro en el escritorio con pantalla en blanco en blanco

No hay nada más frustrante que ver tu trabajo no remunerado en el sitio de otra persona. Para evitar esto, proteja su producción y no la libere hasta que le paguen. Por ejemplo, puede solicitar un depósito del 50% antes de ir a trabajar.

Si eres un artista gráfico, usa marcas de agua y no publiques una versión de alta resolución de tu proyecto a menos que estés seguro del pago. También puede cargar el diseño en su sitio, usarlo como una de sus muestras de trabajo o editarlo y venderlo a otro cliente. De esa manera, su arduo trabajo no se desperdiciará por completo.

8. Elija Plataformas con protección de pago

captura de pantalla del sitio upwork

Los sitios independientes como Upwork tienen inconvenientes, pero una ventaja es que le brindan protección de pago. Si cumple con las políticas de Upwork para la protección de pago por hora, se le pagará por las horas que acceda a la aplicación de escritorio de Upwork. Los clientes tienen que depositar fondos como depósito en garantía si se les paga un precio fijo. Estos se le entregan una vez que su trabajo ha sido aprobado.

Registrarse en sitios independientes confiables puede ahorrarle tiempo y estrés si surgen conflictos. Pueden incluir la posibilidad de presentar una disputa en caso de impago. Si usted y su cliente llegan a un punto muerto, el sitio actúa como tercero o mediador para decidir el resultado de la disputa.

9. Evite las estafas laborales

Laptop con advertencia de estafa escrita en ella

Si eres un nuevo trabajador independiente, familiarízate con las estafas más comunes en el lugar de trabajo, como el lavado de dinero, las promesas demasiado buenas para ser verdad y los esquemas piramidales. Desafortunadamente, incluso los sitios independientes que ofrecen protección de pago pueden ser un hervidero de estafas.

Además, tenga cuidado con los trabajos publicados en Craigslist, Facebook y otras plataformas en línea. Ejecute una verificación de antecedentes, proteja sus documentos y aprenda a identificar a los estafadores en sitios independientes y redes sociales.

Captura de pantalla del Tablero Bonsai

Las herramientas de gestión empresarial te ayudan a organizar las tareas freelance más habituales desde una única plataforma. Por ejemplo, Bonsai le permite enviar facturas, realizar un seguimiento de sus horas, usar plantillas de documentos y realizar un seguimiento de sus gastos desde su tablero. Si se siente abrumado con múltiples aplicaciones, use una solución integral como esta para ayudarlo a recibir pagos más rápido.

Si se siente cómodo haciendo un seguimiento de sus horas y como trabajador independiente pagado por hora, considere usar una de las herramientas de seguimiento de tiempo gratuitas, rápidas y sorprendentes para registrar su actividad diaria.

¿Es hora de rescindir el contrato?

¿Cuánto tiempo ha pasado desde que te pagaron? Si su cliente se ha acostumbrado a no pagar, continúe y rescinda el contrato. Si experimentan una recesión en su negocio, deséeles lo mejor y termine con una nota positiva. Piénselo de esta manera: está abriendo la puerta a mejores oportunidades independientes una vez que se deja llevar.

Una falta de pago por un trabajo por el que trabajó duro nunca es su culpa. Pero la realidad es que tanto los autónomos nuevos como los experimentados son propensos a este problema. Siguiendo estos consejos, puede evitar disputas legales y minimizar el riesgo de pagos atrasados ​​o impagos.

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