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Si bien las aplicaciones de productividad están diseñadas para ayudarlo a trabajar de manera más eficiente, a veces parecen hacer lo contrario. Esto se debe a que una cosa es tener herramientas de productividad excepcionales a su disposición. Pero otra cosa es usarlos de una manera que te haga más productivo.
Todo depende de cómo los uses. Este artículo contiene consejos para ayudarlo a maximizar sus herramientas de productividad.
El primer paso para usar las herramientas de productividad de manera más efectiva es darse cuenta de que no pueden hacer mucho de forma independiente. Si bien casi todas las aplicaciones de productividad en el mercado prometen “hacer” su vida más fácil, la verdad es que solo pueden hacer mucho. Algunos pueden presumir de características y capacidades únicas con el potencial de ayudarlo a hacer más en menos tiempo, pero al final, son solo factores habilitadores.
Para maximizar los beneficios de sus herramientas de productividad, debe tener claras sus metas y objetivos y tener las habilidades y los sistemas para respaldarlos. Es similar a un fotógrafo que tiene la mejor cámara y la más rica en funciones, pero aún no es capaz de tomar excelentes fotografías. Saber esto y reducir sus expectativas de lo que sus herramientas de productividad pueden ayudarlo a lograr es un excelente lugar para comenzar.
Necesita sistemas y procesos que respalden sus herramientas de productividad para usarlas de manera efectiva. Estos son los pilares de la productividad que mantienen todo unido y le permiten aprovechar al máximo sus aplicaciones. Sin ellos, buscará constantemente la última aplicación de productividad que promete al mundo, pero nunca llegará a ninguna parte.
Por ejemplo, anotar todas sus actividades en una aplicación de lista de tareas no sirve de nada si no tiene un sistema para manejarlas. Una razón es que cada actividad tiene un nivel diferente de urgencia e importancia y solo tienes una cantidad limitada de tiempo y energía cada día. Entonces, en este caso, necesitará un sistema de priorización, como la Matriz de Eisenhower, para ayudarlo a determinar qué tareas hacer primero y asegurarse de que está progresando en las cosas que más importan.
En otros casos, es posible que necesite un sistema que lo ayude a mantenerse enfocado y limitar las distracciones o el cambio de contexto. El procesamiento por lotes de tareas es un sistema de productividad adecuado que puede ayudar con esto. Implica agrupar tareas similares y trabajar en ellas una tras otra para minimizar las distracciones y maximizar la concentración.
En general, el objetivo es encontrar o configurar sistemas que admitan sus herramientas de productividad y lo ayuden a lograr los resultados que desea.
Con la amplia gama de herramientas de productividad disponibles al alcance de su mano, puede ser difícil elegir la adecuada para el trabajo o verse tentado a utilizar varias opciones al mismo tiempo para la misma tarea. Pero la mayoría de las veces, el uso de varias herramientas de productividad para lo mismo puede resultar confuso y, de hecho, hacerlo menos productivo. Por lo tanto, es vital seleccionar cuidadosamente la herramienta de productividad adecuada, la que funcionará mejor para usted en función de sus necesidades, objetivos y circunstancias.
Para hacer esto, comience por evaluar sus necesidades y la tarea específica que está tratando de realizar. A partir de ahí, investigue, compare diferentes opciones y pruébelas (si es posible) para ver cuál funciona mejor para usted. Es posible que deba experimentar con algunas herramientas antes de encontrar el ajuste perfecto, pero al final valdrá la pena.
Una vez que haya encontrado la herramienta adecuada, evite la tentación de buscar constantemente la última aplicación con funciones nuevas y brillantes. Lo más probable es que no tenga que agregar múltiples herramientas de productividad para el mismo negocio porque la que ya tiene satisface todas sus necesidades. Por lo tanto, puede seguir con sus herramientas actuales y concentrarse en usarlas de manera más efectiva.
Ahora necesita conocer los entresijos de su kit de herramientas de productividad actual. Esto es fundamental si quieres sacarles el máximo partido y obtener los resultados deseados. Además, dado que su propósito final es ahorrar tiempo, conocer cada rincón y grieta de sus herramientas lo ayudará a usarlas de manera más eficiente y hacer más en menos tiempo.
Por ejemplo, si es usuario de Slack, aprender sus funciones más avanzadas facilitará su flujo de trabajo, ahorrará tiempo y hará que la comunicación con su equipo sea más eficiente. Además, también puede potenciar su espacio de trabajo de Slack agregando algunas integraciones.
Lo mismo ocurre con los usuarios de Gmail. Aprender sus atajos de teclado más útiles lo ayudará a comprimir su bandeja de entrada más rápido, ahorrándole tiempo para otras tareas esenciales. En general, tomarse el tiempo para aprender a usar sus herramientas de manera más efectiva valdrá la pena a largo plazo al aumentar su productividad.
Ya hemos establecido que, en la mayoría de los casos, no necesitará múltiples aplicaciones para la misma actividad. Sin embargo, en un entorno empresarial típico, necesitará diferentes soluciones para la comunicación, la gestión de tareas, el almacenamiento en la nube y más. Esto significa que perderá un tiempo valioso cambiando constantemente entre aplicaciones y corre el riesgo de perderse información importante.
Para evitar esto, debe integrar sus herramientas de productividad para que funcionen juntas sin problemas. Afortunadamente, las herramientas de productividad más populares ofrecen integración con una amplia gama de aplicaciones, por lo que puede conectar fácilmente las que usa y optimizar su flujo de trabajo. También puede utilizar las integraciones de Zapier para automatizar su flujo de trabajo de gestión de tareas.
Alternativamente, al buscar las herramientas adecuadas para sus necesidades, puede elegir un conjunto de espacios de trabajo que incluya todo lo que necesita en un solo lugar. Por ejemplo, Notion es un espacio de trabajo todo en uno que combina varias funciones, incluida la gestión de tareas, la toma de notas y la colaboración en documentos en la misma plataforma.
6. Personaliza tus notificaciones
Por último, pero igualmente importante, debe administrar sus notificaciones con cuidado para evitar distracciones y concentrarse en su trabajo. De forma predeterminada, la mayoría de las aplicaciones están configuradas para enviar notificaciones de todo, lo que puede volverse abrumador rápidamente y dificultar la concentración.
Primero, determine qué notificaciones son esenciales para usted y con qué frecuencia desea recibirlas. Luego, puede ingresar a la configuración de su aplicación y ajustar sus preferencias de notificación para satisfacer sus necesidades. Otras veces, cuando está trabajando en una tarea aburrida que requiere una gran concentración, puede desactivar todas las notificaciones para mantenerse concentrado.
Las herramientas de productividad pueden ayudarlo a hacer más en menos tiempo, pero solo si las usa correctamente. Con tantas opciones disponibles en el mercado, es fácil quedar atrapado en el síndrome de la nueva y brillante aplicación y perder de vista sus necesidades y objetivos.
La clave es ser estratégico con respecto a su conjunto de herramientas de productividad y usar solo las herramientas que se ajusten a sus necesidades específicas. Los consejos que compartimos anteriormente lo ayudarán a hacer eso y a llevar su productividad al siguiente nivel.
