abril 19, 2021

7 consejos para aprovechar al máximo el trabajo remoto en 2021

La fuerza laboral moderna es cada vez más remota y esto está cambiando significativamente la forma en que los equipos y el liderazgo interactúan, resuelven problemas y realizan el trabajo del día. Intentar hacer un trabajo remoto como una oficina tradicional no solo introducirá una amplia gama de barreras para sus proyectos, sino que también puede frustrar a su equipo y borrar los beneficios y la confianza que ofrece el servicio remoto.

Ya sea que esté aumentando su lista de trabajadores independientes y contratistas, permitiendo que los equipos trabajen desde casa para ahorrar en el alquiler de oficinas, o que busque capturar el mejor talento de cualquier parte del planeta, el trabajo flexible debe ser tratado como el propia bestia

Para ayudar, hemos reunido siete de los mejores consejos y trucos para administrar un entorno de trabajo moderno que alienta la participación de los empleados y compensa los beneficios de hasta 11 trabajos remotos.

1. Aclarar las herramientas y prácticas de comunicación.

Una cosa que es casi imposible en el trabajo remoto es la comunicación excesiva. Las personas necesitan saber tanto como sea posible y tener acceso a esa información en todo momento, por lo que es menos probable que se atasquen. El acceso a la información no siempre se trata de asistir a reuniones, sino de crear procesos y documentos comerciales para que todos sepan cómo hacer su trabajo y comunicarse cuando se hace o cuando ocurre un problema.

La mejor solución es crear canales de comunicación claros y especificar qué herramientas se utilizan para qué actividades. Los canales sueltos son convenientes porque pueden nombrarse y puede limitar quién tiene acceso a cuáles. Entonces, no todas las personas obtienen el canal de recursos humanos, pero todas pueden enviar mensajes directos al gerente de recursos humanos.

Si tiene requisitos de informes para proyectos que difieren para un cliente u otras consideraciones, pero esas prácticas y estándares están en documentos centralizados. Hay algunos pasos adicionales que pueden ayudarlo a hacerlo bien:

  • Dile a todos lo que se espera de ellos.
  • Muestre a su equipo cómo averiguar qué se espera si lo olvidan.
  • Cree un canal claro para hacer preguntas, y defina quién es responsable de la respuesta.
  • Haga responsables a las personas pero ofrezca perdón cuando alguien comete un error.
  • Revise las políticas con su equipo para asegurarse de que las expectativas sean claras y las relaciones sean fáciles.

En CloudApp creemos firmemente en la comunicación visual, pero esto tiene su lugar. Es posible que su equipo no necesite usar elementos visuales en todo momento o que tenga necesidades donde no sean apropiadas. Si tiene una línea telefónica o una reunión estándar, los elementos visuales podrían significar que no todos pueden asistir. La demografía también afecta la forma en que las personas se comunican, con la necesidad o el uso de fuertes efectos visuales que hacen que el 20% de los baby boomers sean menos propensos a colaborar.

Mantenga sus herramientas y prácticas claras para que nadie se quede atrás y todos estén seguros de cómo operar.

calendario personal

2. Crea un horario personal

Las rutinas pueden simplificar enormemente la vida diaria, facilitando que los trabajadores remotos comiencen sus proyectos y actividades. Las cosas simples para tomar un café por la mañana o pasear al perro a cierta hora para reproducir música o podcasts específicos en ciertos días de la semana pueden ayudarlo a establecer su ritmo interno.

La presencia de elementos rutinarios también puede simplificar la creación de un programa de trabajo más sólido. Al unir estas cosas, será más fácil sumergirse en las actividades más difíciles. Y sí, debe abordarlos primero, según datos recientes. Deshacerse de proyectos molestos temprano en el día lo ayudará a evitar trabajar en ellos cuando se sienta fatigado.

El edificio en pausa también es una forma inteligente de establecer una rutina que funcione mejor para usted. Con el trabajo remoto, no siempre se obtienen descansos «tradicionales»: si se encuentra en la costa este, pero la empresa se encuentra en el oeste, el almuerzo del mediodía puede demorarse unas pocas horas.

Establezca la rutina y el ritmo que necesita, luego será más fácil trabajar con los programas de la compañía y del equipo. También puede ayudarlo a lidiar con el hecho de que los trabajadores remotos tienden a tomar más horas.

3. Crear horarios para empresas y equipos

Si está liderando un equipo remoto o tiene un gerente que está abierto a compartir ideas, es hora de construir un programa de equipo y compañía establecido. Estas ofertas en todo momento están designadas para estar en línea y disponibles, lo cual es esencial para cualquier trabajo remoto que implique colaboración.

Esto es mucho más que tener que estar en línea o en Slack en un momento dado. Querrá que sus equipos dejen horarios específicos abiertos para reuniones y llamadas. Estas horas de oficina le permiten hacer fácilmente una pregunta rápida con cualquier herramienta que prefiera su equipo, en lugar de tener que enviar siempre un correo electrónico o dejar un mensaje de voz. También asegura que los proyectos se mantengan dinámicos, donde una simple pregunta no se convierte en múltiples correos electrónicos y una espera de dos horas.

Los horarios de los equipos también son una excelente manera de mantener a todos informados sobre lo que sucede en el equipo. No solo puedes notar en qué proyectos están trabajando las personas, sino que también pueden resaltar cuando alguien está fuera o durante una reunión.

Poder ver todo el tiempo es uno de los mejores equivalentes virtuales para mirar por la puerta para ver si hay alguien en su escritorio, porque todos hemos olvidado actualizar el estado después del almuerzo o desactivar un programa de chat cuando salimos para un minuto.

trabajo a distancia
Confía en tus amigos y colegas.

4. Apóyate en colaboradores remotos

La colaboración es una parte importante del trabajo moderno y el personal remoto debe priorizar. Aquí, tiene un doble propósito.

Trabajar juntos ayuda a dividir el trabajo y mantener las cosas más rápido. También puede verificar proyectos y utilizar herramientas de administración para apoyarse mutuamente. Tener un amigo en un proyecto que ofrezca una mano antes de sentirse abrumado, y ser su socio a veces, puede reducir el estrés en torno a los proyectos y los plazos.

En un entorno virtual, estas herramientas de comunicación también pueden ayudarlo a interactuar socialmente con sus colegas. Las videollamadas y los programas de chat le permiten salir fácilmente y hablar sobre artículos que no funcionan en el medio del día cuando se siente estresado. Los canales sueltos dedicados a personas divertidas o extrañas también permiten a los miembros del equipo publicar contenido sin pedir una respuesta inmediata. Pueden convertirse en una gran tienda divertida para que las personas inicien sesión cuando lo necesiten.

Busque oportunidades para usar una herramienta para hacer el trabajo estándar, así como permitir que los empleados se diviertan interactuando entre ellos. Lo vemos mucho con nuestra CloudApp. Fue creado para grabación de pantalla, anotaciones de video y creación de imágenes para equipos como marketing y ventas. Sin embargo, tenemos muchos usuarios que usan el creador de GIF para construir cosas estúpidas de su día (especialmente las mascotas son sus pequeños seres peludos) y compartirlas.

Cree y fomente una conexión, como un enfriador de agua virtual. Es divertido ver y compartir, para ayudar a su equipo a sentirse como una unidad cohesionada. Nuestros datos internos también sugieren que compartir y participar en temas más ligeros aumenta las posibilidades de que los equipos soliciten ayuda cuando la necesiten y confíen mutuamente en el apoyo cuando llegue el momento de concluir un proyecto.

5. Automatizar herramientas internas

El marketing enfatiza fuertemente el crecimiento de la IA para los sitios web y las interacciones con los clientes. Los chatbots son líderes y hacen que sea increíblemente fácil para cualquier persona obtener una respuesta rápida en cualquier momento. Este hecho también los hace perfectos para ayudar a su equipo.

Los chatbots pueden acelerar la forma en que los agentes de servicio al cliente utilizan una base de conocimiento o proporcionar al equipo de ventas acceso a la información más actualizada sobre precios y planes. Sin embargo, un área fascinante de potencial para chatbots es en recursos humanos.

Los recursos humanos son complicados, están llenos de papeleo y su trabajo tiene un impacto en todos los empleados de su empresa, incluso en muchos trabajadores independientes y contratistas. Entonces, al igual que lo hace con las preguntas frecuentes de los clientes, convierta los chatbots en la base de conocimiento de recursos humanos y déjelos jugar. Estas herramientas pueden responder muchas preguntas básicas, conectarse a información como el último plan de seguro y organizar reuniones para problemas complejos.

Los chatbots de recursos humanos también juegan un papel cada vez más importante en el proceso de contratación al interactuar con los candidatos y navegarlos a través de los procesos de solicitud. La capacitación manual y la incorporación también pueden ser gestionadas por robots.

Los equipos remotos obtienen un beneficio adicional de estas herramientas porque podrían trabajar fuera de las horas tradicionales de recursos humanos. Entonces, si alguien necesita presentar documentos o tiene una pregunta sobre el seguro, puede obtener ayuda cuando la necesite. No más correos electrónicos seguidos de una noche de preocupación o confusión.

virtual
Cambiar a virtual es una clave para el trabajo remoto.

6. Etiqueta de transición a reuniones y entornos virtuales.

La mayoría de los empleados saben lo que se espera en un entorno de oficina. Los manuales y las normas sociales cubren muchas cosas, desde cómo vestirse y casarse hasta temas apropiados y cómo informar cuando no está seguro. Estas reglas y prácticas pueden no ser tan claras en un entorno virtual.

Por ejemplo, si solo es una oficina remota y necesita comunicarse con recursos humanos, ¿puede estar seguro de que su jefe no puede leer correos electrónicos o mensajes de chat a otros? Si la compañía no tiene líneas telefónicas dedicadas, ¿cómo puedo hacer un informe anónimo? ¿Está bien que Jerry siempre use jeans cortados y ponga los pies sobre el escritorio durante las videollamadas de servicio al cliente?

Se vuelve aún más simple: ¿cuándo tiene que encender el video para una reunión y cuándo está bien la voz si siempre usa un software de reunión que admite video?

Las viejas reglas no tienen un corolario individual que su equipo naturalmente pueda adivinar. Enséñeles la etiqueta corporativa estándar (todavía tendrá reuniones en persona) y cómo los protocolos para sus otras interacciones. Pon las cosas en un manual.

Cubra tanto como sea posible y relacionelo con las actividades diarias de sus empleados y los valores de la empresa. Si desea crear un entorno inclusivo y diverso, esto podría significar evitar el lenguaje de género tanto en los materiales de marketing como en las tarjetas Trello.

El trabajo remoto está llevando a equipos ubicados en todo el mundo. En estos casos, las normas y hábitos sociales pueden no ser siempre los mismos. Establecer las reglas culturales de la compañía y aplicarlas puede hacer mucho para evitar malentendidos, minimizar las quejas de recursos humanos y no crear responsabilidades para la compañía.

7. Promover el autocuidado.

Las velocidades de Internet de banda ancha están facilitando que los empleados remotos trabajen directamente desde sus hogares. Para muchos, esto es un alivio, y no siempre tiene que gastar café para acceder a Wi-Fi, pero puede comenzar a difuminar las líneas entre la oficina y el hogar.

Cuando los empleados se sienten «siempre activos», pueden comenzar a aumentar el estrés y reducir su bienestar general. Su trabajo es solo una de las muchas cosas que sufrirán.

Para evitar esto, depende del liderazgo ser la animadora del cuidado personal. Cuando confíe en su equipo para hacer su trabajo, hágales saber que está bien pasar 15 o 20 minutos cuando lo necesiten. Nadie debe trabajar cuando está enfermo: quedarse en casa no significa que ya no necesite descansar para recuperarse de un resfriado.

Puede ocuparse del cuidado personal de varias maneras. Las rutinas diarias pueden incluir tiempo para caminar o estirarse. Las personas pueden tener la flexibilidad de tomar un café o un refrigerio más tarde en el día sin preocupaciones. Los límites difíciles entre el trabajo y el tiempo en el hogar también pueden marcar una gran diferencia para ayudar a evitar el agotamiento y otras preocupaciones.

Celebra los beneficios juntos

El trabajo remoto es algo maravilloso. Su prevalencia está creciendo y cada vez más personas lo solicitan cada año.

La flexibilidad para ser tratado como un adulto significa que las personas pueden cuidar a su familia, hacer su trabajo y estar en un ambiente que controlan (no más guerras termostáticas), que muchos trabajos consideran beneficios importantes. También existe la posibilidad de trabajar desde lugares nuevos y diferentes, viajar mientras se forma parte de un equipo y hacer frente a emergencias sin tener que preocuparse tanto por la logística de la oficina.

Para alentar a su equipo a usar estos beneficios y percibir el valor de los beneficios, el liderazgo debe tomar la iniciativa y usarlos. Muestre su valía llevando al perro a pasear y publicando una bonita foto o tomando una taza de café. Luego, envíe a su equipo un certificado de regalo de $ 5 para usar en su refrigerio favorito.

O bien, después de que un proyecto salga bien, reduzca la cantidad de registros obligatorios e invite a sus equipos a simplemente acudir a usted en caso de problemas. Ofrézcales flexibilidad en términos de plazos y trabajo, especificando que están obteniendo más espacio para que confíe en ellos. Aún debe administrar y liderar, pero aproveche las oportunidades que tiene para tratar a su equipo con respeto y alentarlos a prosperar en un entorno remoto.

Joe Martin

Joe Martin

Vicepresidente de mercadeo

Joe Martin es actualmente gerente general y vicepresidente de marketing de CloudApp, una herramienta de colaboración visual. Cuenta con más de 13 años de experiencia en marketing en el sector tecnológico. Antes de asumir el papel de CloudApp, Martin fue responsable de analizar los datos sociales en Adobe, donde dirigió la estrategia social remunerada y un equipo de investigación que brindó asistencia estratégica a las organizaciones dentro de la empresa. Él tiene un M.B.A. en la David Eccles School of Business de la Universidad de Utah, educación ejecutiva en emprendimiento en la Stanford Graduate School of Business, un B.S. en Finanzas de la Universidad de Utah y un certificado de marketing digital de la Wharton School of Business de la Universidad de Pensilvania. Su trabajo ha sido publicado en Associated Press, Wall Street Journal, NY Times y otras tiendas de alta gama.

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