mayo 13, 2021

7 tendencias de trabajo en equipo que influirán en tu negocio

La última década ha visto grandes cambios en la forma en que los equipos y las empresas trabajan juntos. Hoy en día es cada vez más común que las empresas contraten empleados remotos, subcontraten proveedores de servicios y permitan un trabajo flexible. Aquí hay siete tendencias de trabajo en equipo que impactarán su negocio.

Las empresas deben aprender a colaborar en un nivel superior.

Para hacer frente a los cambios dramáticos en la forma en que trabajan los equipos, es imperativo que las empresas aprendan a colaborar a un nivel superior. La comunicación debe ser reactiva y en tiempo real, mientras que la administración debe ser colaborativa y atractiva.

En 2021 y más allá, las tendencias en la tecnología del lugar de trabajo reflejan cambios en el trabajo en equipo y su entorno cada vez más conectado. Es el aumento de las herramientas de colaboración y comunicación, así como los cambios en los estilos de gestión y las metodologías que hacen posible el trabajo en equipo.

Siete tendencias de trabajo en equipo que impactarán su negocio.

# 1 La oficina se distribuye cada vez más

Aunque esta no es una tendencia nueva, es probable que continúe creciendo. Las empresas se están volviendo cada vez más geográficas (en ciudades, países y continentes) y distribuidas a nivel organizacional.

Muchas compañías ya no tienen una oficina central y aquellas que ya no dependen de un espacio de trabajo centralizado. En cambio, ha habido un cambio significativo hacia la colaboración interfuncional.

Impulsadas por el deseo de reducir los costos laborales o acceder a habilidades que no están fácilmente disponibles en el área local, las compañías eligen reducir la cantidad de empleados.

En cambio, es más barato, más cómodo y probablemente mejor externalizar el trabajo a proveedores de servicios y autónomos. La subcontratación significará que las empresas de hoy están formadas por empleados, proveedores, contratistas y clientes ubicados en todo el mundo.

Sin embargo, además de estar distribuido geográficamente, la toma de decisiones también está dispersa en toda la organización por, por ejemplo, equipos de satélite ubicados en los mercados más cercanos a la base de clientes.

# 2 La creciente importancia de la colaboración interfuncional

La colaboración interfuncional es cuando un grupo de personas, cada una con diferentes habilidades, trabaja en conjunto para lograr un objetivo común. Esto puede ser tan simple como un grupo de personas en varios departamentos trabajando juntos para lograr un proyecto común.

Los lugares de trabajo modernos comprenden el impacto que la colaboración interfuncional puede tener en el rendimiento general del negocio. Es una herramienta poderosa que permite a los equipos y departamentos mantenerse alineados al aumentar la transparencia y promover la diversidad.

Existen numerosas ventajas de la colaboración interfuncional. Por ejemplo, cuando varios departamentos se unen para entregar un proyecto, es más fácil descubrir diferentes perspectivas e identificar soluciones innovadoras para satisfacer al cliente y a la propia empresa.

Esto no solo garantiza que se escuchen diferentes puntos de vista, sino que también desafía las viejas ideas y el status quo y promueve una cultura de aprendizaje y cooperación. El antiguo campo de juego está nivelado con miembros del equipo tradicionalmente más bajos, lo que les permite ofrecer soluciones en lugar de recibir instrucciones de arriba hacia abajo.

Si bien la colaboración interfuncional ofrece muchas ventajas, presenta una gran cantidad de desafíos. Requiere confianza, objetivos y tareas claramente definidos y una excelente comunicación.

# 3 La cultura del equipo ha cambiado

Los proveedores de servicios remotos y de outsourcing han demostrado que los equipos pueden trabajar juntos virtualmente y con éxito.

Las personas pueden trabajar juntas en diferentes ubicaciones y zonas horarias, resolviendo problemas y creando soluciones innovadoras sin la necesidad de reunirse en persona.

Además, se descubrió que las oficinas de planta abierta obstaculizan, no ayudan, la colaboración grupal. Los estudios han demostrado que «en lugar de promover la colaboración, los espacios al aire libre han llevado a los empleados a retirarse al mundo de la mensajería electrónica».

Con el 86% de los empleados que afirman ser más productivos cuando trabajan solos, está claro que la cultura del equipo ha cambiado drásticamente en la última década.

Pero, ¿cómo pueden las empresas gestionar equipos remotos y superar obstáculos intrínsecos?

  • Primero, es más importante que nunca rastrear la actividad de los empleados a través de herramientas de gestión de proyectos y actualizaciones de estado.
  • En segundo lugar, se deben establecer expectativas claramente definidas para que cada miembro del equipo sepa exactamente qué se espera de ellos y cuándo.

Otras sugerencias incluyen la promoción de la comunicación y las oportunidades de participación de los empleados, que se pueden ayudar con las herramientas adecuadas de colaboración y comunicación.

# 4 Una creciente variedad de tecnologías de colaboración

Los cambios en las estructuras corporativas significan que los estilos de gestión, las prácticas laborales y las tecnologías de colaboración y comunicación han evolucionado en un esfuerzo por mantenerse al día.

El aumento de la colaboración interfuncional y las oficinas distribuidas se refleja en un aumento de las tecnologías de colaboración para equipos.

La colaboración en equipo está disponible en una variedad de formas, así como en herramientas:

  • Gestión de proyectos y colaboración de documentos: estas herramientas permiten a los equipos gestionar proyectos y colaborar de manera eficiente en los documentos.
  • Tableros de anuncios de Kanban: las pestañas permiten a los equipos gestionar proyectos y flujos de trabajo en colaboración. Al definir expectativas claras, pueden ser útiles para limitar el alcance progresivo.
  • Videoconferencia y chat instantáneo: las herramientas de comunicación permiten a los miembros del equipo trabajar juntos fácilmente en tiempo real mediante chat y video.
  • Herramientas de seguimiento del tiempo: estas herramientas realizan un seguimiento del tiempo que los miembros individuales del equipo dedican a resultados y proyectos. Además de la simple supervisión del tiempo, algunas herramientas pueden conectarse a sistemas de facturación para crear presupuestos y facturas.

Las herramientas que necesita dependerán de los casos de uso. A menos que necesite solo una herramienta para una actividad muy específica, debe considerar cuidadosamente si las herramientas funcionarán bien juntas.

Desafortunadamente, el aumento de las herramientas de colaboración ha creado su propio conjunto de problemas. Si no tiene cuidado, puede terminar con una red de herramientas conectadas con zaps complejos o eventos desencadenantes.

En lugar de simplemente confiar en su bandeja de entrada, ahora debe verificar Slack, Asana, Trello, etc. para encontrar la información que necesita.

Si necesita usar varias herramientas, considere una herramienta de gestión de proyectos basada en correo electrónico como Gmelius, que permite a su equipo colaborar en la gestión de proyectos y clientes sin salir de su bandeja de entrada.

Una buena herramienta de gestión de proyectos basada en correo electrónico debe tener la misma funcionalidad que muchas otras herramientas de colaboración. Sin embargo, la ventaja aquí es que vivir en su bandeja de entrada no complicará su flujo de trabajo ni requerirá que su equipo aprenda un nuevo software.

# 5 Un número creciente de herramientas de comunicación

Hay un mayor énfasis en el equilibrio trabajo-vida en los lugares de trabajo modernos, con mucha más flexibilidad. Hoy en día es común que los equipos trabajen juntos en diferentes ubicaciones, zonas horarias e incluso continentes.

Mientras que algunas compañías permiten a los empleados trabajar desde casa, otras se han mudado a un entorno remoto. Con eso en mente, es más importante que nunca que los miembros del equipo puedan comunicarse fácil y rápidamente.

Ya no es posible que los miembros del equipo envíen largos mensajes de correo electrónico; en cambio, la comunicación debe ser receptiva y en tiempo real. Afortunadamente, sea cual sea la combinación de empleados internos y equipos subcontratados, existen numerosas herramientas disponibles para ayudarlo a comunicarse sin problemas con su equipo.

El uso de herramientas para facilitar la comunicación en tiempo real ha aumentado significativamente. Esto incluye la integración de servicios de chat, teléfono, video, mensajería instantánea, sistemas de comentarios, etc. Estas herramientas están disponibles en una amplia gama de dispositivos, por lo que puede mantenerse actualizado incluso cuando está en movimiento.

Sin embargo, al igual que las herramientas de colaboración, el aumento de las herramientas de comunicación se ha agregado a la compleja red de recursos en la que ahora confiamos todos los días. En lugar de resolver el problema, se suma a él.

Cada vez más personas se están moviendo hacia una herramienta todo en uno, como las herramientas de administración de proyectos basadas en correo electrónico, que permiten no solo administrar el proyecto desde la bandeja de entrada, sino también comentar y chatear tiempo real con compañeros de trabajo.

# 6 Equipo ágil y metodología

Tradicionalmente, las metodologías ágiles han sido el centro neurálgico de las agencias y departamentos de tecnología y desarrollo. Los equipos de desarrollo, capacitados en un método ágil, como Scrum, implementarían las prácticas para aumentar la productividad y mejorar la calidad.

Sin embargo, otros tipos de equipos y empresas ahora están logrando resultados positivos al aplicar principios ágiles. Las organizaciones están expandiendo metodologías ágiles en el desarrollo de productos, gestión de carteras y recursos humanos.

¿Qué es ágil? ¿Y cómo beneficia a su empresa?

Agile es un proceso que ayuda a los equipos a proporcionar comentarios sobre un proyecto. Además, le permite evaluar la dirección de un proyecto a lo largo del ciclo de desarrollo o entrega a través de reuniones periódicas llamadas «sprints» o «iteraciones».

Pero hoy en día, lo ágil es mucho más que un proceso. Ágil implica el entorno de un equipo y, por ejemplo, el diseño y el mobiliario de la oficina. Todo debe estar diseñado para permitir una entrega flexible de tareas, de la manera más eficiente.

Permite a las empresas crear el producto adecuado y analizar y mejorar regularmente el producto a lo largo de su desarrollo. El proceso debe permitir que el producto entregado sea apto para su propósito, valioso y competitivo en el mercado.

Además del aumento de la productividad, otros beneficios para el trabajo ágil incluyen:

  • un sentido de autonomía y libertad para los miembros del equipo;
  • mayor felicidad, satisfacción profesional y moral; es
  • menores costos y mayor eficiencia laboral.

# 7 Las compañías están reconsiderando las evaluaciones tradicionales de desempeño

Los estudios han demostrado que un tercio de las empresas estadounidenses están abandonando la revisión anual / semestral de desempeño.

Estas revisiones formales han sido reemplazadas por actualizaciones regulares e informales entre gerentes y empleados. En lugar de esperar un año, las empresas realizan controles frecuentes pero informales por parte de gerentes y empleados.

Las revisiones anuales tienden a centrarse principalmente en recompensas financieras o castigos por obras históricas. Aunque es comprensible, el enfoque en el comportamiento pasado pierde la oportunidad de proporcionar comentarios para mejorar el rendimiento y aumentar las habilidades al avanzar.

Por otro lado, las discusiones en curso sobre el rendimiento y el desarrollo centran la atención en las mejoras, que son extremadamente importantes para la supervivencia a largo plazo de las organizaciones.

Resumiendo

La mayoría de las personas estaría de acuerdo en que la fusión del mundo digital y físico ha tenido un gran impacto y continuará afectando la colaboración del equipo en el lugar de trabajo.

En la actualidad, las empresas son una red compleja de personas, dispositivos, herramientas y servicios que trabajan juntos a través de la comunicación multidimensional.

Las herramientas de colaboración y comunicación cambian la forma en que las personas trabajan juntas y la forma en que las empresas implementan los proyectos. Las herramientas aumentan la productividad y permiten a los gerentes contratar talento, independientemente de su posición.

Sin embargo, son los cambios emergentes en los estilos de gestión y las metodologías asociadas con las herramientas y tecnologías que permiten a los empleados y empleadores trabajar juntos para lograr un objetivo común, productivo y transparente.

Lina Yakunina

Lina es Gerente de Marketing de Producto en Gmelius. Ayuda a equipos de todas las formas, tamaños y sectores a escalar sus procesos gracias a una mayor transparencia y un espacio de trabajo consolidado.

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