Cómo aprendí a amar las conferencias virtuales

La conferencia de usuarios es vital para cualquier organización y es especialmente importante para las empresas más pequeñas y en crecimiento. Las empresas interactúan con los usuarios para demostrar el valor de sus productos y los usuarios brindan comentarios honestos y conocimientos prácticos. Así es como aprendí a amar las conferencias virtuales.

Tengo mucha experiencia corriendo, hablando y asistiendo a conferencias. Esto incluye ser presidente de contenido para OSCON Java, JavaOne y Oracle Code; y realizar presentaciones en Devoxx, Geekout, JNation, Joker, Open Source India y otros eventos tecnológicos.

La conferencia de usuarios en persona de JFrog (JFrog swampUP) ha acogido históricamente a unos 500 asistentes. Lamentablemente este año la pandemia nos obligó a intercambiar reuniones en vivo con un evento virtual. El registro combinado para swampUP en línea en las zonas horarias de América del Norte y EMEA fue de más de 4.400 asistentes globales. Es un número asombroso, pero el camino hacia la conferencia virtual no ha estado exento de desafíos. Para otras personas que luchan por pasar de los eventos en persona a los eventos virtuales, espero que estos consejos sean útiles.

1) Las sesiones pregrabadas son esenciales

Los oradores interesantes pueden ser un gran atractivo para traer grabaciones. Consideramos tener sesiones de video en vivo para imitar esta experiencia, pero decidimos pregrabar la mayoría de las presentaciones. Resulta que este enfoque ha marcado una gran diferencia por varias razones.

En un evento tradicional en persona, los asistentes deben esperar hasta después de un discurso para hacer preguntas si pueden hacer preguntas. Con pistas de conversación pregrabadas, los asistentes interactuaron con el orador en el acto. El contenido de pregrabación también nos dio la capacidad de ofrecer un alto valor de producción y una gran experiencia para el espectador. No habríamos podido cambiar los errores o acortar los discursos demasiado largos durante un evento en vivo.

Las pistas pregrabadas permitieron a los oradores y asistentes interactuar entre sí durante la sesión. Permitieron una experiencia de alto contacto que ayudó a que todos los involucrados se sintieran parte de una comunidad, que es uno de los principales objetivos de las conferencias de usuarios.

2) Es importante utilizar la plataforma adecuada

Hay una razón por la que los miembros de la Generación Z ahora se conocen como “zoomers”. Están llegando a la mayoría de edad cuando una pandemia global los obliga a asistir a clases y a sus primeros trabajos de forma remota, a menudo utilizando la plataforma de videoconferencia Zoom. Es otro dato que ilustra la ubicuidad de la plataforma y, en general, el uso de herramientas típicas de videoconferencia. Si bien hay buenos usos para Zoom, como la hora feliz y las reuniones uno a uno, aprovecharlo para cada necesidad de comunicación virtual es un error. Por ejemplo:

• Los beneficios de Zoom se pierden en las sesiones de conversación donde cientos de miembros de la audiencia están mirando pero no pueden interactuar.
• Las cabinas virtuales tampoco funcionan bien en Zoom porque requieren que los asistentes proporcionen sus detalles para asistir, lo que no se traduce en una gran participación.

Ya existe un mejor modelo de interacción en plataformas de transmisión como Twitch, que combinan video con chat activo y atractivo. El chat de texto tiene capacidad para miles de participantes que pueden comentar y hacer preguntas sobre el contenido del video sin molestar al oyente. Agregue a esto un presentador o moderador que participe en el chat y podrá enriquecer el valor del contenido.

Algunas plataformas de eventos brindan esta combinación de contenido de video y mensajes, con una funcionalidad de chat actualizada que modela más de cerca las herramientas que todos usamos para la comunicación empresarial como Slack. Este tipo de transmisión simultánea y poderosa funcionalidad de chat fue un factor importante en la selección de la plataforma definitiva para nuestro evento.

La mejor participación en conferencias virtuales es un chat rico y animado. Zoom es popular, pero su funcionalidad de chat no favorece ese tipo de participación, por lo que debe tener cuidado al elegir las plataformas que lo ayuden a brindar la mejor experiencia de audiencia.

3) La ubicación sigue siendo importante

La mayoría de nuestras grandes conferencias de usuarios tuvieron lugar en un solo lugar en el pasado. Sin embargo, en algunos casos, pudimos viajar a diferentes ciudades y trabajar con grupos de usuarios más pequeños. El alcance local como este es una forma subestimada de construir comunidades y mostrar su compromiso con los clientes y el ecosistema de desarrolladores.

En un entorno virtual, ese tipo de compromiso es imposible. Sin embargo, todavía es posible localizar el contenido. De hecho, dado que nuestro evento virtual generó una audiencia más amplia y global, la localización fue clave para que todos se sintieran bienvenidos.

Para crear una atmósfera localizada, ejecutamos transmisiones de video en diferentes zonas horarias para que las personas en países europeos o asiáticos no tuvieran que quedarse despiertos hasta tarde o despertarse temprano. También proporcionamos subtítulos siempre que fue posible y nos aseguramos de que nuestras pistas hablaran de temas que trataran temas regionales.

El futuro es híbrido.

No hay sustituto para la conversación en persona o las sesiones de aprendizaje cara a cara. Las salas de conferencias emuladas en plataformas virtuales parecen torpes y son difíciles de navegar. Las cabinas de proveedores virtuales no diseñan el mismo tipo de cabinas de participación física que en una conferencia en vivo.

Sin embargo, las conferencias virtuales son órdenes de magnitud más baratas que las conferencias físicas, que pueden costar hasta $ 1 millón. A pesar del precio más bajo, es más fácil atraer y atender a una población de participantes más grande y diversa cuando todo está en línea. Otros eventos virtuales, como los seminarios web, han demostrado ser útiles como dispositivos de generación de prospectos incluso cuando una pandemia no obliga a todos a trabajar desde casa; Claramente, las sesiones en línea tienen valor incluso cuando el mundo ha vuelto a la “normalidad”.

Si algo he aprendido de mi experiencia, pasando rápidamente a espectáculos completamente virtuales, es que siempre debemos estar dispuestos a cambiar nuestro enfoque y adaptarnos a las evoluciones en el lugar de trabajo y la forma en que las personas se comunican. Otros encargados de presentar los programas de sus empresas no deberían simplemente volver a los mismos eventos físicos a los que están acostumbrados; prueba algo diferente y desarrolla nuevas estrategias. En resumen, el futuro de las conferencias es un enfoque híbrido.

Crédito de la imagen: producción de kampus; pexels