Como archivar automáticamente los correos electrónicos en Outlook

Si no es usuario de Microsoft Outlook durante mucho tiempo, es posible que no conozca las reglas de Outlook y lo que pueden hacer por vosotros.

La mejor manera de describir reglas, en Outlook, es acciones automatizadas que se activan cuando determinados mensajes cumplen un conjunto de criterios, predeterminados por el usuario.

Por ello, las reglas son las que usan los usuarios de Outlook para automatizar diversos procesos, como filtrar, archivar e incluso enviar correos electrónicos.

La configuración de varias reglas de Outlook puede ayudarle a reducir la cantidad de tiempo que pase a la bandeja de entrada, a reducir la cantidad de mano de obra manual y, por supuesto, a organizar el contenido de la bandeja de entrada de manera que todo sea fácil y fácil de encontrar.

Correo electrónico de archivos en Outlook 2010 y 2007

1. Haga clic con el botón derecho en el mensaje de un remitente que desee filtrar.
2. Haga clic en Reglas.
   
3. Haga clic en Crear una regla
4. Seleccione la opción Mover el elemento a la carpeta.
5. Elija la opción Seleccionar carpeta.
6. Resalte la carpeta de destino previsto.
7. Haga doble clic para confirmar.
8. Marque la casilla junto a la opción “Ejecutar esta regla ahora en mensajes que ya están en la carpeta actual”.

Esto archivará todos los correos electrónicos de este remitente en la carpeta especificada.

Para Outlook 2007, los tres primeros pasos son ligeramente diferentes, pero del paso 4 al paso 8 todo sigue igual.

1. Haga clic con el botón derecho sobre un mensaje de un remitente que desee filtrar.
2. Haga clic en Crear una regla.
3. Haga clic en Desde el remitente.

Correo electrónico de archivos en Outlook 2013

Hacer lo mismo en Outlook 2013 es un poco más rápido:

1. Abra un correo electrónico de un remitente que desee filtrar a una carpeta específica.
2. Ve a la pestaña Inicio.
3. Haga clic en la opción Reglas.
4. Seleccione la opción Mover siempre los mensajes del remitente.
5. Resalte la carpeta nueva donde quiera que se trasladen.
6. Seleccione Aceptar.

Correo electrónico de archivos en Outlook 2016 y 2019

También puede enviar mensajes entrantes existentes y futuros de remitentes específicos en carpetas dedicadas a las versiones más recientes de Outlook.

1. Primero, abra un correo electrónico del remitente objetivo.
2. Ve a la pestaña de mensajes.
3. Haga clic en la opción Reglas.
4. Haga clic en la opción Crear una regla.
5. Marque la casilla de verificación Desde el remitente.
6. En la sección Haga la siguiente, haga clic en la opción Mover el elemento a la carpeta.
7. Seleccione una carpeta nueva debajo del cuadro de diálogo Reglas y alertas.
   
8. Como alternativa, haga clic en Nuevo para crear una nueva carpeta para este remitente específico.
9. Haga clic en el botón Aceptar cuando haya terminado.

Correo electrónico de archivos en Outlook 365

Si utiliza la versión del navegador de Outlook, los pasos necesarios para establecer un destino de carpeta única para el correo entrante de remitentes específicos son algo diferentes de los que se utilizan en las versiones de escritorio de Outlook.

1. Haga clic en el icono de engranaje en el extremo superior derecho de la interfaz de Outlook 365.
2. En el menú Configuración, seleccione la opción Mostrar todos los parámetros de Outlook.
3. Ve a la pestaña Correo.
4. Haga clic en la opción Reglas.
5. Haga clic en la opción Agregar una regla nueva.
6. Introduzca un nombre para su nueva regla.
7. Haga clic en la opción Agregar una condición.
8. Haga clic en Desde.
9. Introduzca la dirección de correo electrónico del remitente que desee filtrar.
10. Haga clic en la opción Agregar una acción.
11. Haga clic en la opción Mover a.
12. Seleccione una carpeta de destino o cree una nueva.
13. Haga clic en el botón Guardar.

Esto transferirá automáticamente los correos electrónicos entrantes y existentes de este remitente en la carpeta que elija.

Notas adicionales de presentación

Tenga en cuenta que, aunque los pasos pueden diferir ligeramente de una versión de Outlook a otra, el proceso es esencialmente el mismo. Aún mejor, no hay que comprender la complejidad de las reglas de Outlook para crear un sistema de archivos sencillo.

Tampoco os impide enviar mensajes de varios remitentes en la misma carpeta de destino. Sin embargo, no puede filtrar varios remitentes simultáneamente a todas las versiones de Outlook.

En la mayoría de los casos, deberá añadir reglas manualmente a remitentes individuales.

Noticias Móvilesivar correos electrónicos a carpetas por palabras clave

Puede clasificar todos los correos electrónicos entrantes en función de determinadas palabras clave o frases, también mediante reglas. Si lo hace, puede ahorrar mucho tiempo, en lugar de filtrar o enviar correos electrónicos de remitentes particulares.

Esto puede ser muy útil si desea, por ejemplo, filtrar y clasificar su correo electrónico de trabajo, correos personales, promocionales, etc.

Añada una regla de categoría en Outlook del escritorio

Siguiendo estos pasos, con pequeñas variaciones, puede establecer reglas y clasificar el correo electrónico en función de las condiciones establecidas, en todas las versiones de escritorio de Microsoft Outlook.

1. Inicie Microsoft Outlook.
2. Ve a la pestaña Inicio.
3. En la pestaña Inicio, haga clic en la opción Reglas.
4. Haga clic en la acción Crea una regla.
5. Seleccione la opción Opciones avanzadas del cuadro de diálogo.
6. Elija una condición que desee en la lista del Asistente de reglas.
7. Haga clic en el botón Siguiente.
8. Haga clic en la casilla de verificación al lado de la opción Asigna-la en la categoría.
9. Haga clic en el enlace de categoría azul.
10. En el nuevo cuadro de diálogo Categorías de colores, seleccione la categoría deseada para este tipo de correo electrónico.
11. Haga clic en el botón Aceptar.
12. Haga clic en el botón Finalizar el menú Asistente de reglas.

Añada una regla de categoría en Outlook 365

Como siempre, la navegación a Outlook 365 es ligeramente diferente a la de la aplicación de escritorio. Sin embargo, esto no limita su capacidad para clasificar los correos electrónicos.

1. Accede a la cuenta de Outlook.
2. Vaya al menú Configuración.
3. Seleccione la opción Mostrar todos los parámetros de Outlook para expandirla.
4. Haga clic en la opción Correo del cuadro de diálogo Configuración.
5. Haga clic en la opción Reglas.
6. Haga clic en la acción Agregar una regla nueva.
7. Asigne su regla en el cuadro de texto Nombre de la regla.
8. Haga clic en Añadir una condición.
9. Seleccione una condición con la que acepta para filtrar los correos electrónicos entrantes y existentes.
10. Haga clic en Añadir una acción.
11. Haga clic en el botón Categoriza.
12. Elija una categoría adecuada para los correos electrónicos filtrados.
13. Haga clic en el botón Guardar para terminar el proceso.

Outlook: un Oldie pero Goodie

Algunos dicen que Outlook es un poco demasiado difícil de usar. Dicho esto, aquellos que probablemente no sólo están en desacuerdo con su servicio de pago por uso. En realidad, Outlook es muy versátil y está bien integrado. es capaz de acciones complejas, pero si se puede utilizar como servicio básico de correo electrónico como Gmail.

Háganos saber si estos consejos y trucos os han ayudado a organizar la bandeja de entrada, a resaltar correos electrónicos importantes y si os ha mejorado la productividad en el trabajo.