agosto 14, 2022

Cómo ejecutar un hackaton virtual en 2021

Del 28 al 29 de octubre, TechnologyAdvice acogió su primer Hackathon. El evento les dio a los equipos tiempo para dar un paso atrás de su cronograma regular y atacar proyectos que habían sido rechazados o problemas que debían abordarse. La compañía organiza un retiro todos los años, pero el retiro de este otoño se centró en proyectos en los que los departamentos no tuvieron mucho tiempo para trabajar durante la pandemia y el horario comercial habitual. El hackathon fue completamente virtual.

Implemente un retiro completamente virtual para su equipo, incluso si no están todos A una distanciapodría ser la mejor manera de preparar a cada miembro del equipo para el éxito. Uno o dos días de trabajo en software de videoconferencia y colaboración permite que cualquier equipo sepa exactamente lo que se espera de ellos. Un hackathon virtual también puede estar más enfocado: en lugar de preocuparse por las salas de conferencias, la comida y otros aspectos tangenciales de una reunión, mantener todo en línea puede organizar y simplificar el evento.

TechnologyAdvice encontró un éxito increíble en su primer Hackathon virtual. Tu equipo también.

¿Qué es un hackathon?

Un hackathon tradicional es un evento organizado por equipos de desarrollo, destinado a centrarse en una aplicación, software o programa en particular que puede tener problemas, necesitar actualizaciones o crecer. Los equipos suelen presentar el trabajo y los resultados del proyecto al final del evento, que dura desde unas pocas horas hasta unos pocos días. Un hackathon está destinado a ser colaborativo, por lo que los equipos documentan sus resultados en detalle para el beneficio de toda la empresa.

Los hackatones recuerdan a las empresas su interdependencia y cómo cada equipo es importante para toda la organización. Los hackatones permiten que cualquier empresa, ya sea que se centre en la tecnología o no, se aleje de las operaciones normales y aborde los desafíos para los que normalmente no tiene tiempo.

¿Por qué era necesario este hackathon?

A medida que la compañía impulsaba algunas iniciativas a un primer plano, otros proyectos se habían quedado en el camino, especialmente durante COVID-19, cuando las prioridades del equipo cambiaron en función de eventos incontrolables. Y eso es perfectamente normal: TechnologyAdvice estaba al tanto de aquellas áreas que no siempre tenía tiempo de abordar. El Hackathon permitió a la empresa llevar estos proyectos al centro de su atención durante un par de días.

Los líderes de equipo y la gerencia también enfatizaron esto, a menudo alentando a los empleados a no preocuparse por otros proyectos y a mantenerse enfocados en sus objetivos de Hackathon.

¿Por qué funcionó este hackathon?

TechnologyAdvice se reunió brevemente por videoconferencia la primera mañana antes de dividirse en veinticinco equipos diferentes, a cada uno de los cuales se les había asignado un líder de equipo y tareas específicas en los días previos al evento. Los organizadores del hackathon habían proporcionado obsequios a los miembros del equipo (bolsas de regalo, para usar la terminología del hackathon) a principios de esa semana.

TechnologyAdvice tenía un programa general de dos días para toda la empresa, pero cada equipo también dividía su tiempo en sesiones más específicas. Muchos equipos estaban segmentados dentro de sus departamentos, pero algunos fueron asignados a proyectos dentro de otro departamento: TechnologyAdvice trajo a los miembros del equipo que serían los más adecuados para cada proyecto, independientemente de dónde trabajen habitualmente. Esto ha fomentado la colaboración entre departamentos que los empleados no siempre pueden experimentar durante una semana laboral típica.

Dado que el Hackathon era completamente remoto, el uso efectivo de las herramientas de comunicación y colaboración permitió a cada equipo realizar grandes avances y descubrimientos. Las reuniones se aplazaron Agrandary los equipos utilizaron las salas de reuniones para discusiones en grupos pequeños. TechnologyAdvice utilizó Slack en gran medida para mantenerse conectado durante todo el Hackathon. Google Drive permitió al equipo compartir fácilmente el contenido del hackathon entre sí y ver los resultados.

Sin embargo, la empresa no solo se centró en las actividades: TechnologyAdvice planificó actividades virtuales divertidas para todo el equipo. El segundo día contó con un concurso de disfraces de Halloween y una sesión de entretenimiento virtual inmersiva. Finalmente, el CEO Rob Bellenfant le dio a todo el equipo un tercer día libre. Ese día de vacaciones sorpresa fue una muestra de agradecimiento por el arduo trabajo del equipo y un ejemplo de la cultura corporativa que TechnologyAdvice se esfuerza por cultivar.

El Hackathon permitió al equipo recargarse creativamente investigando diferentes temas y recargarse mentalmente al tener un día libre.

Los miembros del equipo de administración y recursos humanos planearon el Hackathon con semanas de anticipación. «El objetivo era asegurarnos de que todos tuvieran un papel que desempeñar y supieran lo que se esperaba de ellos», dijo la asistente administrativa Johanna Snearly. Y ella y los otros compañeros de equipo que jugaron un papel decisivo en la organización del Hackathon se aseguraron de que todos los miembros del equipo establecieran metas claras para los dos días. Cada líder de equipo de Hackathon recibió instrucciones para planificar sus sesiones y sabía de antemano que aparecerían frente a toda la empresa.

El detallado trabajo preparatorio del equipo de administración y los jefes de equipo hizo que el Hackathon fuera un éxito. El evento no hubiera sido tan enfocado y orientado a resultados si los líderes del equipo y la gerencia no hubieran establecido expectativas y planes muy claros para su equipo. La administración y los líderes de equipo se comunicaron extensamente con los empleados a través del software de la empresa, explicando exactamente cuándo reunirse, dónde publicar contenido y cómo funcionarían las presentaciones (excepto por un programa de juegos virtual muy misterioso).

Oportunidad de crecimiento

Matthew Weiner, Jefe de Ventas y Éxito del Cliente, explicó cómo el hackathon virtual ayudó a su equipo. «Nuestros equipos de ventas y éxito del cliente se mueven a un ritmo tan rápido que a menudo es difícil concentrarse en objetivos fuera de nuestras responsabilidades normales «, dijo sobre sus compañeros de equipo, que tienen agendas ocupadas con poco espacio. para proyectos colaterales.

«El hackathon fue una gran oportunidad para que nuestros equipos se alejaran de su rutina diaria, identificaran objetivos y oportunidades de mejora más amplios y encontraran soluciones para abordar estas ideas». Los múltiples equipos de ventas y éxito del cliente se dieron cuenta de esto mientras investigaban métodos concretos para comunicarse mejor con los clientes potenciales y recibir más comentarios de los clientes.

El retiro de este año ofreció a los miembros del equipo oportunidades únicas. Los gerentes de nivel medio lideraron un equipo y presentaron sus resultados a la empresa. Las presentaciones corporativas también contribuyen a la naturaleza colaborativa de TechnologyAdvice: el equipo cree que ser transparente con todos, no solo con su propio departamento, es la mejor manera de fomentar un entorno empresarial sólido.

Los líderes del equipo explicaron exactamente cuál era el objetivo de su equipo, cómo se les presentó al comienzo del hackathon y cómo investigaron y desarrollaron nuevas estrategias. Cuando los departamentos trabajan juntos y conocen las necesidades de los demás, los silos de información desaparecen y los equipos están mejor equipados para ayudarse mutuamente en los próximos proyectos.

Las presentaciones también animaron a los miembros del equipo de TechnologyAdvice: «Escuchar en lo que están trabajando otros equipos me da tanta confianza en los programas que vendemos a nuestros clientes porque sé que en todos los niveles de asistencia técnica todos nos esforzamos por hacer y dar lo mejor de nosotros «, explicó Michele Beasley, directora de estrategia de TecnologíaAsesoramiento y desarrollo de clientes.

Ventaja de los hackatones virtuales

Dado que la jubilación fue completamente virtual, todos los empleados estaban en pie de igualdad. TechnologyAdvice tiene miembros del equipo en todo el país (de la costa este a la costa oeste). En lugar de algunos miembros del equipo en la oficina y otros a distancia durante el hackathon, cada empleado trabajó desde casa. La naturaleza completamente virtual del retiro lo convirtió en un éxito.

Los grupos pequeños se dividen en salas de grupos de trabajo de Zoom y rápidamente comparten sus datos entre ellos. Los miembros de los equipos de desarrollo de contenido y audiencia de TechnologyAdvice encontraron que el trabajo en grupos pequeños en su proyecto, revisando y refinando los perfiles del sitio web, les ayudó a desarrollar una gran cantidad de información. La mayor parte del equipo se dividió en parejas que escanearon un sitio web y encontraron páginas de datos útiles y concretas.

los equipo de marketing (que reinventó una estrategia de marketing en dos días) tenía solo cinco personas, pero mientras trabajaban juntos de forma remota, desarrollaron gráficos detallados y explicaciones para un nuevo enfoque del marketing de proveedores. Trabajar en grupos pequeños en plataformas como Zoom, Slack y Google ha permitido a los equipos ser mucho más detallados y efectivos en sus investigaciones.

¿Qué hizo que el TechnologyAdvice Hackathon 2021 fuera realmente exitoso? El retiro fue completamente virtual, se había planeado cuidadosamente y los empleados sabían lo que se esperaba de ellos. Las reuniones de equipo detallaron cómo los compañeros de equipo deben documentar su trabajo, y los líderes se tomaron el tiempo para reunirse con personas y grupos pequeños para aprender lo que descubrieron. La empresa ha utilizado eficazmente el suyo tecnología to colaborar entre sí.

Crédito de la imagen: artem podrez; pexels

Jenna Phipps

Jenna Phipps es una coordinadora de contenido junior de TechnologyAdvice, una empresa de marketing de empresa a empresa que conecta a los compradores de tecnología con los productos adecuados. Escribe sobre seguridad informática, redes y almacenamiento de datos. Jenna vive en Nashville, TN.

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