marzo 29, 2024

Cómo hacer que los procesos sean más eficientes

Seamos sinceros; Todos complicamos las cosas. Pero cuando acaba de comenzar como una nueva empresa, no puede permitirse perder el tiempo pensando demasiado y complicando procesos simples. Tienes el don de una pizarra limpia. Significa que no eres como las compañías más grandes y antiguas que tienen miles de empleados aprendiendo el nuevo software CRM. Usted mismo y quizás otras personas a cargo de sus departamentos principales.

Puede obtener cosas desde el primer día, o al menos puede implementar los mejores procesos para llevarlo por el camino correcto.

Tenemos un resumen de algunos consejos y trucos del oficio para ayudarlo a administrar su negocio sin problemas para que pueda preocuparse por una cena complicada.

El regalo de una pizarra limpia.

Las estadísticas lo tienen

¿Papel o digital? Existen millones de estudios que muestran cuánto tiempo le ahorran los procesos digitales, desde completar formularios un 40% más rápido que los formularios en papel hasta leer libros y libros. El tiempo perdido se exagera cuando hay menos personas trabajando para usted: muchas pequeñas y medianas empresas (PYME) han aprendido a adaptarse a lo digital desde el primer día.

Los procesos digitales ahorran mucho tiempo. Para las PYME, donde todos usan cinco sombreros diferentes, la digitalización es una verdadera panacea. Lo que tiene sentido cuando ve las estadísticas detrás de cuántas pequeñas empresas ya han adoptado la tecnología digital. El 95% de las nuevas empresas tienen planes digitales, mientras que solo el 87% de las empresas tradicionales han adoptado la tecnología digital.

Las pymes británicas y europeas participan más fácilmente en la digitalización que nuestros amigos estadounidenses del otro lado del charco. El 63% de las empresas de la UE (Reino Unido) dieron el salto y digitalizaron “más de la mitad de sus documentos” según un estudio de 2019. Lo que representa una cantidad considerable si considera que solo el 48% de las PYME de EE. UU. pasado.

Desafortunadamente, el mismo estudio encontró que alrededor del 40% de las empresas en Europa desconocen las soluciones digitales existentes. Así que vamos a cambiarlo.

personas sentadas a la mesa escribiendo
Unsplash: dylan-gillis

¿Qué tengo que hacer?

Sus procesos comerciales están en el corazón de su negocio. Hacen que las cosas funcionen sin problemas y, en última instancia, le brindan los resultados que desea ver y el producto que sus clientes desean comprar. Entonces, ¿por qué no acelerar un poco las cosas? La digitalización de los procesos comerciales significa que se pueden lograr mejores y mejores resultados en la mitad del tiempo.

Cómo dejar de complicar excesivamente los procesos y obtener más ofertas.

Suena bien, ¿verdad? Pero como lo haces? Simple, automatización.

  1. Suficiente con todos los procesos en papel: automatizar.

Automatización es una palabra que ha escuchado 100% millones de veces, pero que realmente no sabe cómo automatizar. Comience con algo tan simple como usar el software para administrar tareas supramundanas como administrar documentos, contratos y facturas. Hay cientos de soluciones para ayudarlo a hacerlo, como Signable.

Signable utiliza software para automatizar el envío y la firma de contratos y documentos y luego los almacena de forma segura en la nube para facilitar el acceso.

Menos tiempo invertido, menos errores humanos, más tiempo para automatizar un poco más.

  1. Automatización de datos del cliente.

No es bueno automatizar algunos de los procesos de sus clientes e ignorar la forma en que almacena la información de sus clientes. Por ejemplo, imagine que es una empresa de administración de propiedades, un BPM hecho a medida para usted le permitiría almacenar automáticamente información de la propiedad, procesar solicitudes y preguntas de los clientes para que pueda acceder rápidamente y obtener esas conversiones importantes.

Existen muchas soluciones de software BPM, creador del estudio en línea Zoho y Bpm, ideales para pequeñas empresas, ya que son escalables y se pueden utilizar para cualquier cosa, desde la adquisición de clientes hasta la simplificación de los flujos de trabajo.

  1. Archive lo que es importante en The Cloud.

Además de los nuevos contratos enviados y firmados, ¿qué haces con los existentes? Por supuesto, mantenlos en The Cloud.

El almacenamiento en la nube es una excelente manera de mantener todo seguro y accesible, y tampoco obstruye el Macbook sobrecargado. También hace que la colaboración sea increíblemente fácil, ofreciendo un espacio de trabajo en vivo al que todos pueden contribuir. Algunos programas son más imaginativos que otros, pero ven Google Drive, Box y Amazon Drive.

  1. Analiza lo que ya estás haciendo.

Por supuesto, es posible que no esté en el punto donde conoce sus procesos hacia atrás. Debe asegurarse de saber cómo funcionan las cosas para que no solo las automatice sino que mejore los pasos. Mejorar los pasos podría significar que necesita externalizar para asegurarse de cambiar de la manera correcta.

Si ya ha implementado un proceso digital que funciona, déjelo por ahora. No arregles lo que no está roto, ¿verdad?

  1. Combina tu comunicación.

A medida que su negocio crece, la comunicación cara a cara se vuelve bastante difícil. Además, enviar información simple o actualizaciones por correo electrónico no es tan rápido como debería ser. No ser tan rápido como debería ser es donde una aplicación de comunicación interna es muy útil. No, no estamos hablando de Facebook Messenger. Aplicaciones como Microsoft Teams, Slack y el nuevo Facebook Workplace (que podría convertirse en una herramienta de Google+) ofrecen servicios de mensajería instantánea para empresas de cualquier tamaño.

Puede hablar dentro de los equipos y en toda la empresa creando diferentes canales o grupos. Incluso si solo tiene cinco empleados, en situaciones sensibles al tiempo (como la activación de alarmas de oficina), estará encantado de no enviar correos electrónicos.

6. Software de presupuesto.

El 58% de los asesores financieros planean invertir en nuevas tecnologías este año, la razón principal es la esperanza de servir a más clientes. Si los mejores perros de las finanzas dicen que deberían invertir en software este año, quizás tú también deberías hacerlo.

Libros Zoho – £ 6 / mes

Zoho Books es un software de contabilidad muy conveniente. También hay una increíble cantidad de complementos para las herramientas de Zoho. Por nombrar solo algunos, la suscripción de Zoho y el inventario de Zoho que ayudan a personalizar las necesidades financieras de su empresa.

caracteristicas:

  • Facturas personalizadas
  • Seguimiento de gastos
  • Proyectos y hojas de tiempo
  • Gestión de transacciones recurrentes.
  • Aprobación de ventas
persona sentada en la computadora portátil
Unsplash: christin-hume
  1. Marketing: obtenga una herramienta que lo haga todo.

¿Ya hemos hablado de Hubspot? Nosotros deberíamos tener. Es increíble y ha ayudado a nuestra nueva empresa a administrar y registrar muchos aspectos de nuestro negocio. En particular, su función de marketing por correo electrónico es polvo de oro. Salieron con un nuevo generador de plantillas de correo electrónico. El generador de plantillas lo ayuda a hacer prácticamente todo lo que su corazón desea (por correo electrónico).

Puede rastrear e insertar sus correos electrónicos en flujos de trabajo muy grandes, lo que significa que puede administrar el flujo de información de sus clientes nuevos y existentes hasta un T.

Hubspot – Desde £ 42 / mes

Este plan inicial no es malo en absoluto e incluye todo lo que necesita para comenzar:

  • Gestión de anuncios
  • Chat en vivo
  • Póngase en contacto con la actividad del sitio web
  • Segmentación de la lista.
  • Correo de propaganda
  • Reorientación de anuncios
  • Y mucho más.
mujer mirando el teléfono sentado en el escritorio de arte
Unsplash: bruce-mars
  1. Mantener empleados: ventajas y beneficios.

“El 8% de los empleados elegiría beneficios atractivos, que incluyen trabajo flexible, planes de beneficios y acceso a descuentos, en lugar de un aumento en el salario”. En última instancia, esto reduce la rotación de personal y evita que pierdas el talento estimado.

Perkbox le permite no solo ofrecer una variedad de beneficios y descuentos, sino también hacer un seguimiento de quién usa qué. También tienen beneficios médicos muy asequibles.

¿Que sigue?

  • Después de delinear un sólido plan de negocios digital, sigue revisándolo. La mejora constante lo adelantará a la competencia y lo mantendrá eficiente.
  • Piensa en los próximos consumidores del Milenio. Más de la mitad de los encuestados de Annalect (52%) considera el uso de la tecnología de una marca antes de realizar una compra y el 39% dice que son leales a una marca que utiliza tecnología actualizada.

Si su plan de negocios digital no funciona al principio, continúe. Es posible que no encuentre la mejor herramienta BPM (gestión de procesos de negocio) o digital por primera vez, pero pruebe algunas opciones. Hay muchas opciones que no se mencionan aquí: investigue.

Lo que funciona para su empresa puede no ser algo que haya funcionado para muchos otros y viceversa. Pero, si toma algo de este artículo, comience a hacer algo ahora, se lo agradecerá más tarde.

(Esta publicación es no Patrocinado)

Sophie Torry-Cook

Gerente de contenido y relaciones públicas junior

Sophie trabaja para Signable, un proveedor de software de firma electrónica. Su objetivo principal es ayudar a las empresas de todos los tamaños a ser más eficientes a menores costos. Echa un vistazo a sus características aquí.
Cuando Sophie no escribe sobre firmas electrónicas, está en tiendas de caridad y hace cortometrajes de terror.

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