¿Cómo pueden prosperar las pequeñas y medianas empresas (PYME) en tiempos de incertidumbre?

COVID-19 ha causado una interrupción sin precedentes en muchas pequeñas y medianas empresas (PYME) y grandes empresas de todo el mundo. En un intento por frenar la propagación del nuevo coronavirus, muchos gobiernos globales han impuesto la práctica del distanciamiento social.

Como resultado, el teletrabajo se ha convertido en la nueva norma. Si bien podría ser más fácil para las grandes empresas capear la tormenta y adaptarse a la forma cambiada de trabajar, las pymes se encuentran en el peor extremo de la curva, principalmente debido a la falta de preparación.

El mundo, y los negocios, nunca han visto algo como el virus COVID-19. Sin embargo, no debemos desesperarnos: no es demasiado tarde para las PYME. No solo puedes sobrevivir, sino prosperar en tiempos tan inciertos. Aquí hay una guía simple pero efectiva de 3 pasos para las PYME para garantizar la continuidad del negocio.

1. Las PYME necesitan una infraestructura adecuada.

La infraestructura es lo primero que enfrentan los gerentes y ejecutivos para preparar a sus empleados. Lo mismo ocurre con las PYME. Los siguientes son los requisitos de infraestructura específicos que deben establecerse en situaciones específicas:

Infraestructura resistente

Situación 1: operación remota ya implementada.

  • Se necesita una distribución justa y precisa del trabajo. Los empleados con acceso a computadoras portátiles y dispositivos móviles no deben ser injustamente sobrecargados de trabajo.
  • Los empleados con computadoras portátiles deben tener fácil acceso a sus organizaciones

Situación 2: operación remota aún por implementar.

  • Las PYME deben asegurarse de proporcionar computadoras portátiles y dispositivos móviles funcionales a los empleados que no tienen los suyos.

Infraestructura blanda Común a las situaciones 1 y 2

La tecnología tiene un papel indispensable que desempeñar en la correcta ejecución del trabajo remoto. Por lo tanto, en función de las necesidades y requisitos específicos, todas las PYME deberían fomentar el uso de estas herramientas.

  • Herramientas de reunión de inteligencia artificial (AI) como FreJun que permiten a los equipos realizar llamadas de conferencia efectivas y proporcionar minutas detalladas de la reunión
  • Herramientas de mensajería como Slack
  • Herramientas de gestión de proyectos como Asana para ayudar a lograr los resultados del equipo.
  • Aplicaciones como Trello para ayudar a organizar los datos.

Cada PYME debe comprender que construir la infraestructura es solo la primera parte. Lo más importante es preparar a los empleados para usar esta infraestructura de manera inteligente y efectiva para lograr sus objetivos finales de manera eficiente.

A continuación se enumeran 5 cosas para hacer para aprovechar su infraestructura de manera más productiva.

  • Descubra su modo de comunicación preferido, ya sea video, teléfono o cualquier otra plataforma de mensajería.
  • Utilice plataformas con las que todos los empleados estén familiarizados o sean fácilmente accesibles incluso para usuarios novatos.
  • Invierte de manera inteligente – Nada viene gratis y las cosas buenas tienen un precio. Aunque es comprensible que la gestión financiera sea escasa en tiempos de esta pandemia, las pymes deben realizar inversiones inteligentes en infraestructura de software. Las PYME deberían considerar comprar suscripciones de software premium, ya que las características adicionales solo ayudarán a mejorar la experiencia laboral.
  • Mantenga sus planes de respaldo listos para cualquier evento imprevisto que pueda surgir debido a una falla de infraestructura al final de uno o más empleados.
  • Recopilar comentarios – Las PYME deben recibir de manera proactiva los comentarios de los empleados sobre la infraestructura que se les proporciona para que los cambios necesarios se puedan realizar de inmediato.

2. Asegurar una comunicación efectiva

La clave del éxito mientras se trabaja desde casa es una comunicación efectiva. La comunicación puede ser de dos tipos: interna y externa.

I. Comunicación interna

La comunicación puede ser uno de los factores más críticos para determinar el éxito de un equipo remoto. Cuando la información no se dispersa adecuadamente, habrá confusión entre los miembros del equipo sobre la responsabilidad y la colaboración. Por lo tanto, la comunicación efectiva entre todos los compañeros de equipo es una necesidad absoluta para fomentar la coordinación efectiva de esfuerzos, establecer responsabilidades y lograr los objetivos finales deseados. Aquí hay algunos consejos rápidos para superar las barreras de comunicación interna en equipos remotos:

  • Planifica y comunica tu flujo de trabajo – Todos los gerentes deben planificar su flujo de trabajo con suficiente antelación y comunicarlo a los miembros de su equipo de forma limitada a lo largo del tiempo. Los gerentes deben priorizar los proyectos que requieren entrega inmediata y luego planificar los intervalos de tiempo para los miembros responsables del equipo.
  • Sigue el progreso – Cualquier actividad es válida como no realizada, si no se sigue de inmediato. Por lo tanto, los gerentes deben seguir regularmente a los miembros de su equipo para garantizar la finalización oportuna de las actividades críticas.
  • Realizar reuniones periódicas – Los gerentes deben interactuar regularmente con los miembros de su equipo. Esto ayudará a los empleados a mantenerse motivados y conectados a la organización. Además, esto también proporcionará una plataforma para que los miembros del equipo y los gerentes enfrenten cualquier duda sobre el trabajo o el frente personal. En una reciente sesión de preguntas y respuestas,Tsedal Neeley, profesor de la Harvard Business School, dijo que: Los gerentes deben comunicar lo que está sucediendo a nivel organizacional porque cuando los empleados están en casa, sienten que han sido retirados de la nave nodriza. Se preguntan qué está pasando en la empresa, con los clientes y con objetivos comunes. La comunicación en torno a esos es vital.

ii. Comunicación externa

¿Para qué sirve una PYME incluso durante el brote de virus? Clientes. Cualquier PYME cometerá su mayor error si no implementa cadenas de comunicación externas efectivas. Nuevamente, la naturaleza de la comunicación externa será con dos tipos de partes:

  • clientes – En los tiempos de una pandemia global, cuando el número de interacciones físicas ha disminuido significativamente, cada empresa responde a la pregunta más pertinente: ¿cómo tener llamadas de negocios y conversaciones tan productivas como las reuniones cara a cara? Es en tiempos de esta crisis que nos damos cuenta de la necesidad de contar con herramientas de videollamadas / asistentes de reuniones remotas. Hay un aumento en las llamadas de ventas virtuales y los compromisos de los clientes. Hoy más que nunca, es hora de que las PYME utilicen medios visuales para mantenerse en contacto con sus clientes.
  • Los vendedores – En la realidad actual, ninguna empresa trabaja aisladamente. Cada empresa, y aún más, las PYME dependen de otros proveedores / empresas para el suministro de bienes o servicios, dependiendo de la naturaleza de la actividad. Las PYME deben mantener un flujo de información ininterrumpido y regular con sus proveedores para que el resultado final se pueda entregar a los clientes a tiempo. Las PYME deben comunicar sus requisitos a los proveedores / proveedores con suficiente antelación, lo que también les dará tiempo para realizar operaciones al final.

3. Garantizar la estabilidad mental y emocional.

Esta es probablemente la cosa más crucial requerida en tiempos tan turbulentos y estresantes. Las PYME deben comprender que estos son tiempos y pruebas sin precedentes para los cuales nadie estaba preparado. La falta de estabilidad mental y emocional entre los líderes, gerentes y empleados conducirá a una falla sistémica en el PMI, independientemente de si la infraestructura y las comunicaciones están presentes. ¿Cómo pueden las PYME practicar e impulsar la estabilidad mental y emocional?

  • Habla con los empleados. Intenta entender si hay algo que les preocupe.
  • Aliente a los empleados a desarrollar rituales y tener una forma disciplinada de manejar el día.
  • No tengas prisa. Brinde a los empleados tiempo para adaptarse al nuevo régimen.
  • Organizar sesiones de recuperación aleatorias. Resuelva un día a la semana y organice una sesión de chat general con los empleados. Esto les ayudará a mantenerse en contacto y evitar el agotamiento y la soledad.

Los tiempos son difíciles. ¿Pero quién dijo que la vida no es un desafío? Ningún negocio es exitoso si no tiene que superar los obstáculos de desafíos sin precedentes. Por lo tanto, las PYME deben aprovechar esta oportunidad como una oportunidad de aprendizaje.

Es hora de que las PYME experimenten y se adapten al trabajo virtual. Nadie debería adoptar este nuevo formato de trabajo de forma permanente, pero esta experiencia ampliará la capacidad de todos. La única luz al final del túnel es que estos tiempos ayudarán a las PYME no solo a sobrevivir al desorden sino a desarrollar habilidades críticas que podrían ser útiles en el futuro.

Avneet Sahni

Avneet Kaur Sahni, un profesional financiero a tiempo completo, también es un creador de contenido con casi 4 años de experiencia en este campo. Avneet actualmente está curando ideas y blogs para FreJun. A Avneet le gusta usar su tiempo libre escribiendo contenido significativo y relevante que la ayude a perseguir su pasión por la escritura.

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