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La colaboración fácil es de suma importancia en la era del trabajo remoto. Afortunadamente, Google tiene muchas opciones para compartir que permiten que varios usuarios trabajen en el mismo proyecto. Saber quién hizo cambios en un archivo y cuándo puede ser fundamental para una gestión eficaz de la hoja de cálculo.
Afortunadamente, Google Sheets tiene dos funciones que le permiten realizar un seguimiento de los cambios realizados en sus hojas de cálculo. El primero son las notificaciones de Hojas de cálculo de Google, mientras que el segundo es el historial de versiones. En este artículo, detallaremos estas funciones esenciales, le mostraremos cómo habilitarlas y le explicaremos por qué podrían ser vitales para sus hojas de cálculo.
¿Por qué usar notificaciones por correo electrónico en Hojas de cálculo de Google?
Cuando se trabaja en una hoja grande en la que varios empleados realizan cambios en una hoja de cálculo, puede ser difícil saber qué cambios está realizando cada colaborador. Es mucho mejor saber quién hizo un cambio en particular, especialmente para los líderes de proyecto.
Podemos verificar usando el historial de versiones para ver quién hizo el cambio. Sin embargo, escanear el historial de versiones puede ser tedioso si hay muchas instancias. En su lugar, puede utilizar las notificaciones de Hojas de cálculo de Google. De esta manera, Sheets le notificará por correo electrónico.
Si está en movimiento, debe asegurarse de que las notificaciones de correo electrónico de su dispositivo móvil estén funcionando para no perderse nada.
Cómo habilitar las notificaciones por correo electrónico en Hojas de cálculo de Google
La activación de las notificaciones por correo electrónico solo lleva unos minutos y, una vez hecho esto, permanecerá activa hasta que realice más cambios en la configuración. Siga estos pasos para activar las notificaciones:
- Abra la hoja de cálculo en la que desea habilitar las notificaciones por correo electrónico.
- para presionar Instrumentos en la parte superior de la hoja de trabajo. Aparecerá un menú desplegable.
- para presionar Reglas de notificaciónque abre una nueva ventana en el centro de la pantalla.
- Puede establecer las reglas aquí. Si elige una opción de la primera sección, debe seleccionar cuándo desea recibir notificaciones. O elige: Cualquier cambio se haceo Un usuario envía un formulario.
- En la segunda sección, puede elegir Correo electrónico – Resumen diario o Correo electrónico – Inmediatamente.
- para presionar Ahorrar después de seleccionar su configuración preferida,
Describiremos cada una de las configuraciones con más detalle un poco más adelante en el artículo.
Cómo agregar y eliminar reglas de notificación en Hojas de cálculo de Google
Si desea agregar más reglas, editar las existentes o eliminarlas, vaya a Establecer la opción de reglas de notificación haciendo clic en Instrumentos Y Reglas de notificación.
Si ya tiene una regla de notificación existente, aparecerá en la lista. Puedes hacer clic Borrar o Cambioo presione Agregar otra regla de notificación para crear uno nuevo. Una vez que haya terminado de editar, haga clic en Hecho para salvarlos.
Comprender las opciones en las reglas de notificación
Hay dos secciones en las reglas de notificación: la primera es Notificarme para y la segunda es Notificarme con.
1. Notificarme un [Your Email] cuando…
- Cualquier cambio se realiza: Cuando se selecciona esta opción, todos los cambios realizados en la hoja de cálculo se registran y notifican al usuario por correo electrónico, ya sea inmediatamente o en un resumen legible diario.
- El usuario envía un formulario: Si elige esta opción, recibirá una notificación cada vez que alguien envíe un formulario. Google Forms le permite vincular sus formularios a su hoja de cálculo. Esto podría ser cualquier cosa, desde una encuesta hasta un formulario de solicitud para la universidad.
2. Notificarme con…
- Correo electrónico – Resumen diario: Cada vez que elija esta opción, llegará una lista de cambios de usuario al final del día o en un horario preestablecido. Si selecciona esta opción, recibirá notificaciones más tarde en lugar de inmediatamente después de que se realicen. Esto beneficia a las personas que no desean ser informadas inmediatamente de los cambios. También es ideal para aquellos que trabajan para una gran empresa donde la hoja de cálculo en la que están trabajando cambia constantemente para evitar llenar su bandeja de entrada con notificaciones. Asegúrese de configurar su hora de llegada fuera del período de bloqueo de correo electrónico si tiene uno.
- Correo electrónico – Inmediatamente: Cuando elija esta opción, recibirá un correo electrónico cada vez que se produzca un cambio en la hoja de cálculo. Esto es ideal para las personas que manejan información confidencial y desean recibir un correo electrónico si algo cambia.
No recomendamos usar esta configuración para una hoja con más de dos o tres colaboradores, para no ser bombardeado con notificaciones constantes. Si tiene que usar este método, puede ser una buena idea configurar una carpeta de Gmail para recibir todas las notificaciones.
¿Por qué usar el historial de versiones de Hojas de cálculo de Google?
Puede utilizar la función Historial de versiones de Hojas de cálculo de Google si no desea recibir notificaciones por correo electrónico, pero realizar un seguimiento de los cambios realizados en su hoja de cálculo. Hojas de cálculo de Google guardará incluso los cambios pequeños si ocurren lo suficientemente lejos uno del otro, por lo que no tiene que preocuparse por perder cambios importantes.
El propietario de la hoja de trabajo y aquellos con acceso de edición a la hoja de trabajo son los únicos que pueden ver el historial de versiones de una hoja de trabajo en Hojas de cálculo de Google.
Dado que los cambios están en la nube, puede acceder al historial de versiones y encontrar la versión exacta que está buscando. Esto es perfecto si uno de los miembros de su equipo (o usted) ha cometido un error y necesita volver a una versión anterior. También puede nombrar los cambios para saber qué versión desea.
Cómo ver el historial de versiones en Hojas de cálculo de Google
Para acceder al historial de versiones de Hojas de cálculo de Google, asegúrese de que se hayan realizado suficientes cambios en una hoja antes de que Hojas de cálculo pueda crear un registro de cambios. A continuación se detallan los pasos a seguir para acceder al historial de versiones:
- Haga clic en Expediente en la barra superior. Esto mostrará un menú desplegable.
- Allí, haga clic Historial de versiones.
- Haga clic en Ver historial de versiones en el menú. Como alternativa, puede utilizar el CTRL + ALT + MAYÚS + H.
Se abrirá una barra lateral en el lado derecho de la pantalla. Allí, puede hacer clic en los tres puntos verticales al lado de las versiones anteriores y hacer clic en Revertir esta versión. También puede hacer clic Nombra esta versión para nombrar rescates particulares. Si desea crear una nueva instancia de la hoja de cálculo, haga clic en Hacer una copia.
Cuando crea una nueva copia de la hoja de cálculo, comenzará de nuevo y tendrá un nuevo historial de versiones. Si aún desea realizar un seguimiento de los cambios en la nueva hoja de trabajo, es posible que desee eliminar la anterior para evitar confusiones en el futuro.
Diferencias entre las notificaciones por correo electrónico y el historial de versiones
La notificación de Hojas de cálculo de Google le permite recibir correos electrónicos cada vez que un usuario cambia la hoja de cálculo. Al usar el historial de versiones, los cambios solo se registran y no se notifican activamente al usuario.
La punta del iceberg
En la mayoría de los casos, es una buena idea usar ambas funciones para las hojas de trabajo importantes. Si bien las dos funciones analizadas en este artículo son excelentes para la colaboración, son solo una pequeña parte de todas las herramientas que Google Sheets tiene para ofrecer a los equipos que trabajan en hojas de cálculo.
Todavía hay mucho que aprender, así que sigue leyendo todo lo que este poderoso programa tiene para ofrecer.