Cómo se definen las fechas de caducidad de los archivos compartidos de Google Drive

si utiliza G Suite – Conjunto de aplicaciones de pago de Google que incluye Gmail, Documentos, Drive y Calendar para organizaciones. A continuación, puede utilizar una función poco conocida que le permite establecer fechas de caducidad para los archivos compartidos de Google Drive. La posibilidad de establecer una caducidad en un fichero compartido es útil para compartir datos temporalmente con otros equipos o contratistas externos sin concederles acceso indefinido. También es ideal para compartir borradores de proyectos colaborativos, de modo que se asegure de que nadie de su equipo acceda sin querer a una copia obsoleta de sus datos.
Por supuesto, siempre puede dejar de compartir manualmente un archivo, pero hay que recordarlo para todos y cada uno de los archivos compartidos. Si comparte muchos ficheros con mucha gente diferente, esto puede hacerse rápidamente poco práctico y es aquí donde establecer las fechas de caducidad automáticas ya que inicialmente compartir los archivos realmente es útil. Así pues, se explica cómo definir las fechas de caducidad de los archivos compartidos de Google Drive

Limitaciones de las fechas de caducidad de los archivos compartidos de Google Drive

En primer lugar, dejamos claro que la función de fecha de caducidad automática actualmente sólo está disponible para los usuarios del servicio G Suite de pago. Esto no está disponible para usuarios gratuitos de la cuenta de Google ni para aquellos que todavía estén edición gratuita heredada de G Suite.
Tenga en cuenta también que la limitación anterior sólo se refiere a la capacidad de conjunto fechas de caducidad compartidas de Google Drive. Los usuarios a los que comparte un archivo con una fecha de caducidad no necesitan tener una cuenta de G Suite de pago ni formar parte de su organización de G Suite (aunque debe asegurarse que tengan los permisos correctos para sus archivos compartidos, a continuación).

Definición de una fecha de caducidad para un archivo compartido de Google Drive

Para empezar, inicie sesión en su Google Drive, Asegúrese de utilizar la cuenta de G Suite correcto.
Accede a Google Drive
Una vez que haya iniciado la sesión, localice el archivo que desea compartir y haga clic con el botón derecho (o haga clic con el botón Control-clic para los usuarios de Mac) en el archivo. Seleccione compartir desde el menú que aparece.
compartir google drive
Como alternativa, si ya tiene el archivo abierto, puede pulsar compartir en el extremo superior derecho.
comparte google doc
Con cualquiera de los dos métodos, un nuevo Compartir con otras personas aparecerá la ventana. Si el documento ya se comparte sin una fecha de caducidad con un contacto existente, haga clic en Compartido con … texto debajo del cuadro de entrada. Si ha de compartir el documento por primera vez, introduzca el nombre o la dirección de correo electrónico de los usuarios deseados, asegurándose de que sus permisos estén establecidos en editar o inferior (no puede configurar una caducidad para los usuarios designados con propietariopermisos de nivel).
compartir de google drive con
Una vez que haya compartido el archivo con los usuarios adecuados, haga clic en compartido con texto superior o el archivo avanzado en el extremo inferior derecho. En la lista de usuarios que aparece, pase el cursor por encima de uno de los usuarios y verás que aparece un icono de cronómetro / reloj.
Defina las fechas de caducidad de los archivos compartidos de Google Drive
Haga clic en este icono y seleccione el periodo de caducidad deseado en el menú desplegable que aparece junto El acceso caduca:
Defina las fechas de caducidad de los archivos compartidos de Google Drive
Hay opciones predeterminadas de 7 y 30 días, pero puede seleccionarlas fecha personalizada para introducir la fecha de caducidad que desee. La única advertencia es que no hay capacidad para establecer una caducidad específica tiempo. El archivo caducará siempre en el momento en que se comparta a la fecha señalada.
Una vez haya terminado, asegúrese de hacer clic en el azul Guardar cambios para habilitar la fecha de caducidad automática. Una vez llegada esa fecha, el usuario dejará de tener acceso al archivo. Para evitar que lo descarguen y eviten la configuración de caducidad, asegúrese de que sus permisos estén establecidos en cualquiera de los dos Ver o bien comenta y, a continuación, seleccione la casilla que hay en la parte inferior de la ventana de uso compartido etiquetada Desactive las opciones para descargar, imprimir y copiar para los comentaristas y los lectores.
Consulte la próxima fecha de caducidad del archivo compartido de Google Drive
Puede ajustar o cancelar la caducidad de la compartición volviendo a este menú, haciendo clic de nuevo en el icono del reloj y, a continuación, haga clic en Cancelar la caducidad.

Tengo G Suite, pero no veo el icono del reloj

Si ha seguido estos pasos en su cuenta pero no ve el icono del reloj / cronómetro tal como se describe anteriormente, es probable que no tenga una cuenta de G Suite compatible. Como se ha mencionado anteriormente, Google desgraciadamente limita la creación de fechas de caducidad de archivos compartidos a los usuarios del servicio actual de G Suite.
Desafortunadamente, Google no ha tenido muy claro los cambios en su servicio a lo largo de los años, por lo que incluso si tiene una cuenta de G Suite, es posible que se haya creado con el servicio G Suite «heredado» de Google y no sea compatible con este característica. Confuso, ¿verdad?
Pero recuerde, sólo necesita una cuenta G Suite moderno crear fechas de caducidad de los archivos compartidos. Mientras tenga esta cuenta compatible, puede compartir y configurar fechas de caducidad para cualquier tipo de cuenta de Google, tanto dentro como fuera de su organización.

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