Estrategias de automatización financiera para simplificar procesos

Si todavía está haciendo todo manualmente, entonces es hora de descubrir cómo puede pasar más tiempo en su día con la automatización. Claro, puede parecer intimidante al principio, pero una vez que haya encontrado el software de automatización adecuado, se preguntará por qué no se ha sumergido en el grupo tecnológico antes. Aquí hay consejos concretos sobre estrategias de automatización financiera y cómo optimizar los procesos.

Hay tantas formas de automatizar las empresas hoy en día que sería prácticamente imposible no encontrar una manera de hacerlo. Los despachadores pueden automatizar las citas con los técnicos, los hospitales pueden automatizar los registros de pacientes y los departamentos financieros pueden automatizar muchas de sus tareas más complicadas.

La automatización es la clave para simplificar los procesos.

El cambio puede ser difícil, pero también puede ser necesario. En el mundo de hoy, parece que siempre corremos en todos los cilindros. Ya no es necesario dedicar un día entero a una actividad que solo podría tomar unos minutos con la automatización. Cada vez es más importante mantener la productividad y liberar a los empleados para tareas vitales que no se pueden lograr con la automatización.

Es más importante que nunca hacer que los empleados se sientan importantes. Quieres que sepan que son vistos y apreciados. Es difícil ofrecer esas interacciones personales uno a uno cuando estás demasiado ocupado con el papeleo para mirar desde tu escritorio.

La automatización no se trata de reemplazar a los empleados. Se trata de encontrar tiempo para ellos. Cuando automatizas, hay más tiempo para lluvia de ideas y almuerzos de equipo. También hay más dinero para esto. La automatización no solo puede ahorrar tiempo, sino que también puede ahorrar muchos gastos innecesarios.

La evolución de la contabilidad.

Los días en que cada instancia de ingresos y gastos comerciales se ha agregado manualmente ha terminado. Incluso si es un experto en hojas de cálculo de Excel, puede llevar mucho tiempo realizar un seguimiento manual de cada línea de pedido. Afortunadamente, ya no es necesario.

Ahora está disponible un software dedicado que hace que la contabilidad sea más eficiente que nunca. Quizás uno de los aspectos más destacados de software como Xero y FreshBooks es el hecho de que es tan intuitivo y fácil de usar. Ahora puede automatizar muchas de sus actividades contables más complicadas, todo a la par con las mejores prácticas y los estándares de la industria.

Por ejemplo, puede tener una actividad de soporte en la que sus empleados estén en el campo todo el día sirviendo a los clientes. Al final de cada día, regresan a la sede para presentar los documentos de ventas y gastos.

Con herramientas como -ServicioTitan que se integran directamente con Quickbooks, todo el proceso está automatizado. No solo ahorrará tiempo, sino que también tendrá mayores garantías de tener registros consistentes e información precisa.

La facturación manual es un ladrón de tu tiempo.

Ya pasaron los días en que debe realizar un seguimiento de todas las facturas pendientes o enviar manualmente una nueva. Con la automatización, puede usar un software que realizará estas tareas por usted o al menos lo ayudará a seguirlas. Imagina poder abrir una hoja de cálculo y tener una actualización diaria esperándote.

Entonces, ¿qué incluye esa actualización diaria? Cosas como qué facturas vencen ese día, que ahora se consideran atrasadas y que están listas para ser facturadas. Todo está cuidadosamente organizado en un solo lugar para que no tenga que especular.

El día de pago es más fácil que nunca

Muchos contadores ponen las nóminas en la parte superior de la lista de actividades que temen. Hay tantos elementos diferentes que deben considerarse. Si un empleado se ha quedado sin días de vacaciones o días de enfermedad, o si se han producido vacaciones durante el período de pago, todo debe tenerse en cuenta.

También hay diferentes bandas de impuestos que requieren diferentes deducciones en un cheque de pago. Sin mencionar la seguridad social y Medicaid. No existe una solución única para todas las soluciones de nómina de empleados y retención de impuestos. Aquí es donde el software de automatización puede ser un verdadero remedio.

Software como -BambooHR- recopila datos salariales de los empleados no solo por un período de pago, sino por toda la duración de su empleo. Mantener todos los registros le permite realizar un seguimiento de toda la información importante que pueda necesitar para referirse a un día. Sobre todo, lo hace en un formato fácil de usar que es fácil de navegar.

Independientemente del proceso financiero que le interese automatizar, seguramente encontrará un software que hace todo lo que necesita y más. Te preguntarás por qué no has hecho la transición antes.

Crédito de la imagen: Andrea Piacquadio; Pexels

Matt Shealy

Matt Shealy es el presidente de ChamberofCommerce.com. La Cámara se especializa en ayudar a las pequeñas empresas a hacer crecer sus negocios en la web al facilitar la conectividad entre las empresas locales y más de 7,000 cámaras de comercio en todo el mundo.

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *