Qué gestor de gastos es adecuado para vosotros

Tanto si es una persona física, parte de una organización o un propietario de tienda, está incurriendo en gastos y tenéis que hacer cuentas. Es tan fácil olvidar una entrada y es tan difícil recordar donde desapareció su sueldo.


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Parece ser un problema universal y casi todo el mundo que conozco busca un sistema para registrar los gastos. Aunque hay que registrar todos los gastos que incurrimos, también es necesario que el proceso sea fácil y rápido. Cuanto más pesado sea registrar los gastos, más posibilidades es que evite hacerlo.

Por ello, haremos un vistazo a dos de las aplicaciones de gestión y seguimiento de gastos más populares disponibles en el mercado. Nuestra misión, si decidimos aceptarla, será llegar a una conclusión al final de este post. Con suerte, con un ganador.

Los candidatos son Expensify y Shoeboxed. Veamos qué gestor de gastos es lo mejor para vosotros.

1. Compatibilidad multiplataforma

Esta es una de las primeras cosas que compruebo siempre que busco una nueva herramienta o una aplicación. Diferentes personas tienen necesidades diferentes. A algunos les encanta Android, mientras que otros juran por iOS. Hay usuarios de Windows y luego hay gente a la que le gusta ver las cosas desde un navegador. Esta situación es especialmente verdadero cuando se trabaja como equipo.


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Tanto Shoeboxed como Expensify están disponibles en las plataformas Android y iOS. También se pueden utilizar en cualquier navegador que desee sin ningún problema. Esto le ayudará a mantener los recibos sincronizados en todo momento.

2. Descripción general de los precios

Otro factor importante a tener en cuenta, sobre todo si está buscando una solución escalable, es el precio. Con cientos y miles de empleados, el número de entradas y gastos puede pasar rápidamente por la azotea.

Shoeboxed ofrece tres planes principales. Hay un plan autónomo (usuario único) que empieza a 15 USD al mes, que permite escanear y almacenar hasta 50 documentos al mes. Si es una empresa pequeña o una empresa joven, vaya al plan Classic a 39 dólares para dos usuarios donde obtenga hasta 150 documentos al mes.

Finalmente, hay un plan de negocio de 69 dólares al mes, donde obtendrá 500 documentos al mes con 3 usuarios. También hay un plan de equipo que empieza a 9,95 dólares por usuario.


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Por otra parte, Expensify adopta un enfoque más sencillo que limita el número de planes disponibles. El plan individual comienza a 4,99 USD al mes sin límite de recibos que se pueden escanear. Para los equipos, tienen un plan de 10 dólares por usuario y, después, hay un plan corporativo que empieza a 18 dólares por usuario. También hay una solución empresarial para la que tendrá que dejar un correo o hablar con un representante del cliente.

Expensify tiene una versión gratuita con 10 exploraciones al mes, mientras que Shoeboxed ofrece 5 documentos al mes con la cuenta gratuita. No está mal probar el servicio.

3. Experiencia de usuario

Como la mayoría de nosotros utilizaremos teléfonos inteligentes para escanear recibos de gastos, aquí empecé. La aplicación con caja de zapatos no es muy fácil de usar. La interfaz era un poco complicada, sin funciones ni guías. Expensify, en cambio, tiene una interfaz limpia e intuitiva con un enfoque sencillo y rápido.


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Aunque no he experimentado ningún desfase en ninguna de las dos aplicaciones, he estado más feliz de enganchar con Expensify que con Shoeboxed. Las opciones eran limitadas en esta última, sin ninguna forma de gestionar o cambiar monedas.

Algunas personas necesitan viajar al extranjero de vez en cuando para asistir a reuniones y qué no. Con la ubicación activada, Expensify identificará y cambiará las monedas sobre la marcha.

4. Características

La funcionalidad básica sigue siendo la misma. Analiza un recibo de gastos y la aplicación recopilará todos los detalles importantes como el precio, los artículos y la cantidad para crear una versión digitalizada del recibo que se sincronizará con su cuenta en la nube.

Aunque ambas aplicaciones tenían opciones para organizar recibidos por viajes, Expensify tenía una pestaña de informes que le será muy útil. ¿Cómo? Recoger todos los recibos mientras está de viaje de negocios, cree un informe y envíelo a la aprobación. Cuando se vacíe (ingreso directo o PayPal) y se le paga, se le notificará. Esto es potente y fácil al mismo tiempo.


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Expensify me permitió crear categorías para clasificar aún más mis gastos, tales como comida, transporte y alojamiento. Normalmente utilizamos nuestras tarjetas de crédito para realizar pagos porque son efectivos, rápidos y convenientes. Expensify también me permitió importar el extracto de mi tarjeta de crédito directamente.

La caja de zapatos le permitirá hacer un seguimiento del kilometraje, pero Expensify también le permitirá hacer un seguimiento del tiempo que le puede resultar útil si cambia horarios por dólares. Además, Expensify incluye una funcionalidad diaria en que se concede una indemnización diaria a una persona y se puede utilizar la aplicación para hacer un seguimiento diario.


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Shoeboxed tiene una característica que no tiene Expensify. Si tiene un montón de recibos y no tiene tiempo para escaneado, envíe todos en un sobre a Shoeboxed y los escanearán y los cargarán en su cuenta. Esto ayuda a limpiar los atrasos y ponerse al día.

5. Integración de terceros

ambos Caja de zapatos y gasto se integra con un gran número de aplicaciones y programas de terceros, pero Expensify lidera la carrera aquí. Ambos integran con programas de contabilidad como Quickbooks, Intuit y Xero, pero Expensify también se conecta con Microsoft, Oracle, SAP, Bill.com, Uber y varios otros servicios populares.

Expensify vs. Shoeboxed: veredicto

A estas alturas parece que Shoeboxed se queda muy atrás cuando se trata de la mejor aplicación de gestor de gastos. He encontrado que Expensify no sólo es bueno para los autónomos, sino también para empresas emergentes, empresas y corporaciones que buscan una solución empresarial escalable.

Sin límite en el número de recibos que se pueden escanear, asistencia fuera de línea, más integración de terceros y una mejor experiencia de usuario, Expensify ha ganado esta batalla. Pero hay otros candidatos a la industria que trataré en una guía posterior.

Siguiente: vaya de viaje? Está buscando aplicaciones de gestor de gastos de viaje antes de hacer el viaje? A continuación se muestra un artículo sobre aplicaciones de gastos de viaje sorprendentes para la plataforma Android.

Última actualización: 4 de septiembre de 2018


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