¿Qué método es ideal para la comunicación?

Colaborar con sus colegas debería ser pan comido, con tantas formas de comunicarse con ellos. Pero, a veces, el uso de múltiples herramientas de comunicación puede volverse abrumador, y usar la incorrecta puede obstaculizar una conversación.

Entonces, ¿cuándo es más efectivo escribir un correo electrónico, enviar un mensaje o usar un software de gestión de proyectos? Siga leyendo para averiguar qué herramienta de comunicación es ideal para su debate.

Cuándo enviar un correo electrónico

Si tienes mucha información que resumir y detalles que incluir en tu mensaje, enviar un email es la opción ideal. También es la mejor vía para consultas.

Debido a que una conversación por correo electrónico suele ser más lenta que una espera en una aplicación de mensajería, le da al destinatario más tiempo para considerar la información. Pueden sentarse con él si es necesario y proporcionar una respuesta reflexiva cuando estén listos.

Si bien es común pensar que sus compañeros de trabajo no apreciarán los correos electrónicos largos, hay muchas maneras en que puede formatear correos electrónicos largos para que la información importante se destaque. Definitivamente no quieres escribir una novela, pero el correo electrónico te permite presentar toda la información a la vez, en un medio que parece menos urgente.

Solo piensa en tus preferencias. ¿Preferirías recibir un correo electrónico largo pero completo que creas que tienes tiempo para considerar, o recibir un mensaje largo de Slack mientras intentas concentrarte en otros proyectos?

Además de sentirse menos apurado, los correos electrónicos son más rápidos de encontrar y consultar más tarde, son fáciles de reenviar a otra persona y es fácil incluir a otras personas fuera de su lugar de trabajo. También le da a su mensaje más formalidad que Slack o una aplicación similar. Algunas situaciones donde el correo electrónico es probablemente ideal son:

• Resumen de un evento, informe, proyecto o retroalimentación.
• Haz una solicitud.
• Envío de cualquier cosa formal.
• Incluyendo a alguien fuera de su lugar de trabajo.
• Cualquier cosa larga o importante, especialmente si el destinatario tendrá que consultarla más adelante.

Cuándo enviar un mensaje

Es probable que las herramientas de mensajería como Slack le den una respuesta de correo electrónico más rápida. Es un lugar excelente para hacer preguntas sencillas, consultar rápidamente con sus colegas y compartir ideas.

Si bien a veces lo que necesita son respuestas rápidas, es importante tener en cuenta que deberá mantener sus preguntas simples para que esto suceda. Con las respuestas rápidas típicas de la aplicación, es fácil que los destinatarios pasen por alto detalles o mensajes completos, especialmente en un canal o espacio de trabajo ruidoso.

Esto podría generar conversaciones más largas de lo necesario o actualizaciones importantes que pasan desapercibidas, especialmente si el canal está tan ocupado que sus compañeros de trabajo lo han desactivado.

El uso de menciones en Slack puede ayudar a dirigir un poco las conversaciones en grupos o canales, pero es mejor que los mensajes sean breves y directos. Si no puede y Slack es el lugar favorito de su equipo, intente usar viñetas para resumir. También desea considerar si tiene tiempo para una conversación al enviar un mensaje. Su colega puede estar listo para seguirlo, buscar aclaraciones o hacer preguntas por su cuenta.

Si alguna vez una conversación en Slack se prolonga porque las cosas no están claras, podría ser más rápido llamar a su compañero de trabajo por teléfono o usar la herramienta de conversación de solo voz de Slack para aclararlo. Sin duda, Slack no es la única herramienta de mensajería disponible, pero si desea mantener las cosas limpias, es mejor elegir una aplicación que todos en su organización usarán.

Además, si desea mantener las cosas profesionales, le recomendamos que evite usar aplicaciones personales como Facebook Messenger o mensajes de texto. Algunas situaciones en las que una aplicación de mensajería es ideal son:

• Haz preguntas rápidas.
• Intercambio de ideas y colaboración.
• Envío de revisiones.
• Haz anuncios, en el canal correcto.

Cuándo usar un software de gestión de proyectos

A veces es ideal utilizar herramientas de comunicación dentro de un software de gestión de proyectos como ClickUp. El principal beneficio de hacer esto es que usted y sus compañeros de trabajo pasan menos tiempo comunicándose, además de buscar fragmentos de información en su bandeja de entrada, mensajes y en cualquier otro lugar donde hablen de negocios.

Con ClickUp, puede mantener cualquier negocio o proyecto relacionado en un solo lugar.

La sección de comentarios dentro de una hoja de tiempo en ClickUp le permite enviar preguntas o aclaraciones a sus colegas. Aquí puede etiquetar a otros, asignar comentarios y adjuntar documentos de respaldo.

También puede compartir una tarea o proyecto completando la información adecuada y asignando a otra persona al proyecto en sí o como observador. Solo asegúrese de usar la sección de descripción para agregar más detalles, como un correo electrónico.

Además, puede crear un tablero de solicitud de proyectos dentro de ClickUp para que usted y su equipo puedan asignar tareas y pedir ayuda rápidamente. Algunas situaciones en las que la comunicación con el software de gestión de proyectos es ideal:

• Para hacer una pregunta específica sobre el proyecto.
• Para compartir un comentario, idea o sugerencia específica sobre el proyecto.
• Tienes una tarea que delegar en otra persona.
• Tiene documentos de respaldo que lo ayudarán con un proyecto.

Otros consejos para una comunicación eficaz

Independientemente del medio que elija, aquí hay una lista de otros consejos para ayudarlo a comunicarse de manera efectiva:

• Enviar todo a la vez—Si tiene noticias, comentarios, una actualización o realmente algo que decir, envíelo todo de una vez en lugar de hacerlo poco a poco. Mantener todo junto ayuda a limitar las notificaciones y la distracción o anticipación que surge después de que alguien envía un mensaje de “hola”.
• Usar líneas de asunto y canales—Mantener líneas de asunto y canales relevantes no solo lo ayudará a obtener las respuestas que está buscando, sino que usted y sus colegas también podrán encontrar la información más adelante.
• Apégate a un método—Si recibe un correo electrónico, responda por correo electrónico. Si es un mensaje, responde en la misma aplicación. Mantenerse constante mantendrá sus conversaciones accesibles y organizadas.

Simplifique la comunicación y aumente su productividad

Si bien tener tantas herramientas de comunicación al alcance de la mano hace que sea conveniente hablar con sus colegas, a veces usar la incorrecta puede convertirse en un obstáculo. Si tiene mucho que decir, el correo electrónico es su mejor opción. Si quieres ser rápido y puntual, ve con un mensajero como Slack.

En última instancia, si su pensamiento o idea se relaciona con un negocio, hágase un favor a usted y a sus colegas compartiéndolo en su software de gestión de proyectos como parte del negocio respectivo. Durante la conversación, también debe considerar cómo usted y sus compañeros de trabajo la encontrarán más adelante si es necesario.